Der firesys-Videobereich

Word

Menüband Gestaltung

Texte gestalten mit dem StyleGuide

Der StyleGuide stellt Ihnen die Textformate, die nach den Gestaltungsvorgaben speziell für Ihre Publikation entwickelt wurden, in einem separaten Aufgabenbereich zur Verfügung.

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Um Ihrem Textbereich in Word Formatvorlagen mit Hilfe des StyleGuides zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Word im Menüband „Gestaltung“ in der Gruppe „Text“ auf den Knopf „StyleGuide“.
   → Es öffnet sich auf der rechten Seite ein Arbeitsbereich.

2. Markieren Sie einen Textbereich in Word, dem Sie eine Formatvorlage zuweisen wollen.

3. Doppelklicken Sie im StyleGuide-Arbeitsbereich auf die gewünschte Formatvorlage.
   → Dem markierten Textbereich wird die ausgewählte Formatvorlage zugewiesen.

Menüband Gestaltung

Der Tabellenassistent

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Um eine Tabelle zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die gewünschte Tabelle.

2. Öffnen Sie den Tabellenassistenten. Sie haben dafür zwei Möglichkeiten:

1. Klicken Sie im Reiter „*Gestaltung“ in der Gruppe „Tabellen“ auf den Knopf "*Tabellenassistent".

2. Öffnen Sie per Rechtsklick auf die Tabelle das Kontextmenü und klicken auf "*Tabellenassistent".

3. Führen Sie die Schritte aus, die für Ihre Bearbeitung nötig sind:

1. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für die Tabelle aus – abhängig von Ihrem Layout.

2. Geben Sie die Anzahl der Spalten und Zeilen ein, die Ihre Tabelle haben soll.

3. Wählen Sie eine Breite für die Tabelle aus.

4. Setzen optional Sie eine Hakten vor "Kopfzeilen auf jeder Seite wiederholen, wenn Sie dies wünschen.

5. Definieren Sie die gewünschte Breite der Text- und Zahlenspalten.


Hinweis: Wenn Sie bei einer bestehenden Tabelle eine Vorlage auswählen, informiert firesys Sie darüber, dass manuelle Formatierungen, die Sie vorher an der Tabelle vorgenommen haben, wieder aufgehoben werden. Wenn Sie Ihre Auswahl mit „Ja“ bestätigen, müssen Sie anschließend ggf. einige manuelle Formatierungen in der Tabelle erneut vornehmen.



4. Klicken Sie auf "OK".
   → Sie haben eine Tabelle bearbeitet.

Tabellen in Word gestalten

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Menüband Inhalt

Status und Markierungen

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So legen Sie farbige Markierungen in firesys fest:

1. Klicken Sie im Reiter „*Inhalt“ in der Gruppe „Verbundene Objekte“ auf den Knopf „Setzen“ im Bereich „Markierung“.
   → Es öffnet sich ein Auswahlmenü. In diesem Menü können Sie wählen, ob Sie sich mithilfe farbiger Markierungen bei der Erkennung von Daten im Text-Elementen, verlorenen Excel-Daten-Verbindungen oder Partikeln von firesys unterstützen lassen möchten.

2. Klicken Sie auf die gewünschte Option.
   → Die gewählte Option wird ausgeführt - und die farbigen Markierungen werden in Word angezeigt.

   Hinweis: Sollten Sie aktuell gesetzte farbige Markierungen nicht mehr benötigen, können Sie die optische Unterstützung mithilfe des Knopfs „Entfernen“ wieder zurück auf den Ursprungszustand bringen.

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Daten im Text aus Datei einfügen

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Daten im Text direkt aus markierter Excel-Zelle einfügen

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Daten im Text direkt aus markierter Excel-Zelle mit Optionen einfügen

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Eine Tabelle aus einer Datei einfügen

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Voraussetzungen:

• Um eine Tabelle einfügen zu können, muss eine Tabelle zuvor ordnungsgemäß formatiert werden. Diese Informationen finden Sie hier.

So fügen Sie ein Daten im Text-Element mit abweichender Einheit mit firesys in Word ein:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „*Inhalt“ in der Gruppe „Excel-Daten“ auf das Menü „Einfügen“ und wählen im Bereich „Tabelle“ den Menüpunkt „aus Datei …“.
   → Der folgende Dateiauswahldialog zeigt die bereits verbundenen und geöffneten Excel-Dateien an.

1. Als „geöffnet“ werden die Dateien angezeigt, die gerade an Ihrem Arbeitsplatz geöffnet sind.

2. Als „verbunden“ werden die Dateien angezeigt, aus denen Sie bereits Objekte in Ihrem Word-Dokument eingelesen haben.

2. Sie können Dokumente hinzufügen indem Sie auf den Knopf „Weitere Dateien“ klicken oder die Dateien direkt auf die entsprechende Schaltfläche ziehen.

3. Wählen Sie die Excel-Datei, aus der die Daten eingefügt werden sollen („Datenquelle“).
   → Ein Auswahldialog öffnet sich.

4. Wählen Sie das Arbeitsblatt, aus dem Sie Ihre Daten einfügen wollen.

5. Wählen Sie den gewünschten Bereich des Arbeitsblattes aus, den Sie in Word einfügen möchten. Sie können beide Listen durchsuchen, wenn sie ausgeklappt sind.

6. Wählen Sie optional „Manuell formatieren“, um zu verhindern, dass Ihre Tabellen beim Einfügen und Aktualisieren automatisch angepasst und formatiert werden.

7. Bestätigen Sie den Dialog mit „OK“.
   → Die Tabelle wird mit dem hinterlegten Premiumlayout direkt eingefügt.

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Tabelle direkt aus markiertem Excel-Bereich einfügen

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Menüband Veröffentlichen

Die Autokorrektur

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie einen Begriff zur Autokorrektur hinzu:

1. Markieren Sie ein Wort in Ihrem Dokument.

2. Klicken Sie im Menüband „*Veröffentlichen“ in der Gruppe „Layout und Wording“ auf den unteren Bereich des Knopfes „Autokorrektur“ und wählen Sie „Begriff hinzufügen“.
   → Es öffnet sich ein Dialogfenster

3. Hier können Sie Ihre Eingabe mit folgenden Einstellungen genauer definieren:

• Diesen Begriff
  Geben Sie hier die falsche Schreibweise des Begriffs ein.

• Ersetzen durch
  Geben Sie hier die korrekte Schreibweise des Begriffs ein.

• Gruppe
  Wählen Sie eine Gruppe für den neuen Begriff aus oder legen Sie über „Gruppen verwalten“ eine neue Gruppe an.

• Kommentar
  Fügen Sie dem Begriff optional einen Kommentar hinzu.

• Hinzufügen
  Fügt den Begriff der Autokorrektur hinzu.

• Abbrechen
  Schließt den Aufgabenbereich ohne einen Begriff anzulegen.

4. Klicken Sie auf "Hinzufügen".
   → Der Begriff wird der Autokorrektur hinzugefügt.

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Der Layout Check

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie den Layout Check in Word:

1. Öffnen Sie den Aufgabenbereich für den Layout Check über den Knopf „Layout Check“ in der Gruppe „Layout und Wording“ auf der Registerkarte „*Veröffentlichen“.
   → Der Layout Check-Aufgabenbereich öffnet sich und besteht aus drei Elementen (Parameter/Ergebnis/Ausnahmen).

2. Wählen Sie in der Gruppe „Parameter“, was geprüft werden soll:

1. „Vollständig“ führt eine vollständige Überprüfung aller Kategorien durch.

2. „Unter „Auswahl“ wählen Sie aus folgenden Profilen für die Prüfung aus: Farben, Typografie, Tabellen, Lektorat, Bundesanzeiger.

3. „Vollständig“ führt eine vollständige Überprüfung aller Kategorien durch.

4. Unter „Benutzerdefiniert“ wählen Sie selbst aus, was geprüft werden soll.

3. Wenn Sie den Layout Check ausführen möchten klicken Sie im Anschluss auf „Starten“.
   → Der Layout Check wird durchgeführt.

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Der Koppler

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie eine neue Regel im Koppler hinzu:

Hinweis: Die hier aufgeführten Schritten führen ein Maximalbeispiel auf. Das Video umfasst nicht alle Schritte.

1. Legen Sie die Regeln fest, nach denen geschützte Leerzeichen zwischen bestimmten Ausdrücken (Text und / oder Zahlen) eingefügt werden sollen. Wählen Sie im Menüband „*Veröffentlichen“ in der Gruppe „Typografie“ den Knopf „Typografie-Funktionen“.
   → Der Typografie-Aufgabenbereich öffnet sich.

2. Wählen Sie im Aufgabenbereich auf der Registerkarte „Koppler“ den Knopf „Regel hinzufügen“.
   → Ein Dialog erscheint.

3. Definieren Sie im Bereich „Links“ und „Rechts“ die jeweiligen Elemente der Kopplerregel.

Links/Rechts [0-9] und [a-z]

4. Geben Sie den konkreten Text ein, der links bzw. rechts vom geschützten Leerzeichen steht oder wählen Sie Platzhalter:

1. [0-9] für beliebige Zahlen

2. [a-z] für beliebige Buchstaben

5. Wählen Sie aus, wie die beiden Ausdrücke gekoppelt werden sollen:

1. Koppeln:
   Ein „normal breites“ geschütztes Leerzeichen; Beispiel: 251 Millionen Euro.

2. Eng koppeln:
   Ein schmaleres geschütztes Leerzeichen, reduziert den Abstand zwischen den Ausdrücken; Beispiel: 100 %.

3. Abstand unterdrücken:
   Ein unterdrücktes Leerzeichen, d. h. kein Abstand zwischen den Ausdrücken; vor allem geeignet, wenn für verschiedene Sprachen unterschiedliche Regeln gelten; Beispiel: Abstand, der im Deutschen zwischen Ziffer und Prozentzeichen steht, soll im Englischen unterdrückt werden.

4. Abstand erzwingen:
   Ein geschütztes Leerzeichen, und zwar auch, wenn es bei der Texterfassung nicht eingegeben wurde; Beispiel: „[0-9]“ und „%“.

6. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
   → Sie haben eine Koppler-Regel hinzugefügt.

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Die Silbentrennung

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So geben Sie eine neue Wort als Silbentrennungsregel ein:

1. Wählen Sie im Menüband „*Veröffentlichen“ in der Gruppe „Typografie“ den Knopf „Typografie-Funktionen“.
   → Der Typografie-Aufgabenbereich öffnet sich.

2. Wählen Sie im Aufgabenbereich auf der Registerkarte „Silbentrennung“ den Knopf „Regel hinzufügen“.
   → Ein Eingabedialog öffnet sich.

3. Geben Sie den gewünschten Begriff im Eingabedialog ein.

4. Stellen Sie den Cursor an die Stelle(n), an der Sie das Wort getrennt haben möchten und klicken Sie auf den Silbentrennungs-Knopf. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Stellen, an denen Sie das Wort getrennt haben möchten.

5. Bestätigen Sie den Dialog mit Klick auf „OK“.
   → Sie haben eine neue Silbentrennungsregel hinzugefügt.

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Wort nie trennen

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So geben Sie eine neue Wort nie trennen-Regel ein:

1. Wählen Sie im Menüband „*Veröffentlichen“ in der Gruppe „Typografie“ den Knopf „Typografie-Funktionen“.
   → Der Typografie-Aufgabenbereich öffnet sich.

2. Wählen Sie im Aufgabenbereich auf der Registerkarte „Wort nie trennen“ den Knopf „Regel hinzufügen“.
   → Ein Eingabedialog öffnet sich.

3. Geben Sie den gewünschten Begriff im Eingabedialog ein.

4. Bestätigen Sie den Dialog mit Klick auf „OK“.
   → Sie haben eine neue Wort nie trennen-Regel erstellt.

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Die Laufweite und der Wortabstand

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So verändern Sie die Laufweite in Ihrem Dokument:

1. Markieren Sie den Textbereich in Ihrem Dokument, dessen Laufweite angepasst werden soll.

2. Klicken Sie im Menüband auf „*Veröffentlichen“. In der Gruppe „Typografie“ wählen Sie unter der Funktion „Wortabstand“ den benötigten Knopf.
   Hinweis: In diesem Beispiel wird die Laufweite mithilfe der Funktion „Verringern“ auf einen kleineren Wert als vorher gestellt.
   → Die Laufweite Ihres markierten Textbereichs wird um 0,05 Pt angepasst.

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Die Typografie-Funktionen in firesys

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So führen Sie die firesys-Typografie-Funktionen in Word aus:

1. Setzen Sie den Mauszeiger an eine beliebige Stelle in Ihrem Dokument, um die Typographie-Funktionen im ganzen Dokument auszuführen.

2. Markieren Sie einen Textbereich in Word, um die Typografie-Funktionen nur für einen bestimmten Bereich in Ihrem Dokument auszuführen.

1. Klicken Sie im Menüband „*Veröffentlichen“ in der Gruppe „Typografie“ auf den Knopf „Starten“.
   → Eine Abfrage erscheint, ob alle Typografie-Funktionen nun ausgeführt werden sollen.

2. Bestätigen Sie den Dialog mit „Ok“.
   → Die Typografie-Funktionen von firesys werden ausgeführt.
   → Es erscheint ein Ergebnisdialog, der Ihnen die vorgenommenen Änderungen zusammenfassend anzeigt.

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Excel

Menüband Gestaltung

Texte gestalten mit dem StyleGuide

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Tabelle formatieren

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So können Sie in Excel einer Tabelle Bereiche zuweisen:

1. Um eine Tabelle in Word einfügen zu können, benötigt diese einen zugewiesenen Namen oder Druckbereich. Wählen Sie hierzu den kompletten Bereich der Tabelle in Ihrem Excel-Dokument aus.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Bereiche“ auf den Knopf „Druckbereich“, um die zuvor festgelegte Auswahl als Druckbereich festzulegen.
   → Der Druckbereich wird festgelegt, die Tabelle kann jetzt in Word benutzt werden (siehe Eine Tabelle aus einer Datei einfügen).

Um einen Zeilentyp zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die entsprechende Zeile, bzw. eine Zelle aus dieser Zeile, die Sie zuweisen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf „Zeilentypen“.
   → Es öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Optionen.

3. Wählen Sie den Zeilentypen, den Sie zuweisen möchten – z.B. „Tabellenkopf einzelne“ für die Tabellenkopfzeile.
   → Der Zeilentyp wird zugewiesen.

Um eine Spaltenhervorhebung zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die hervorzuhebende Spalte.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf das Menü „Highlight“ und wählen Sie ein Highlight aus dem Dropdown-Menü aus.
   → Das Highlight wird zugewiesen.

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Menüband Übersetzung

Ein Wörterbuch erstellen

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie mit firesys ein Wörterbuch:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte „*Übersetzung“ in der Gruppe „Wörterbuch“ den Knopf „Erstellen / Aktualisieren“. Im folgenden Dialog bitte eine der beiden Optionen wählen:

1. Einsprachige Tabellen
   In diesem Fall wird der Text innerhalb der Druckbereiche Ihrer Arbeitsmappe als Hauptsprache (Sprache 1) eingetragen.

2. Zweisprachige Tabellen
   Haben Sie die Texte der Hauptsprache in der ersten Spalte und die der Nebensprache in der zweiten Spalte des Druckbereichs stehen wählen Sie diese Option. Spaltenbeschriftungen müssen manuell in den Übersetzungs-Manager eingetragen werden.

2. Überprüfen Sie die Angaben im folgenden Info-Fenster.
   Hinweis:Im Dialog können Sie erkennen, welche Arbeitsblätter Ihrer Excel-Arbeitsmappe in das Wörterbuch aufgenommen oder ignoriert werden. Tabellenblätter ohne Druckbereich und geschützte Tabellenblätter können nicht in das Wörterbuch aufgenommen werden.

3. Klicken Sie auf

1. „Abbrechen“, um die Einstellungen zu korrigieren

2. „OK“, um das Wörterbuch zu erstellen.
   → Das Wörterbuch wird erstellt.

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Übersetzung vorschlagen

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So schlagen Sie mithilfe von firesys Übersetzungen für bereits vorhandene Begriffe in der Originalsprache vor:

1. Setzen Sie den Mauszeiger in die Zelle in Ihrer Excel-Arbeitsmappe, an der Sie für einen Begriff eine Übersetzung vorschlagen lassen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Übersetzung“ in der Gruppe „Wörterbuch“ auf den Knopf „Übersetzungs-Mananger“.
   → Der Übersetzungs-Manager wird geöffnet.

3. Der Begriff wird automatisch in der aktuell ausgewählten Excel-Zelle in der Listenansicht ausgewählt. Klicken Sie auf den Knopf „Übersetzung vorschlagen“ in der Gruppe „Übersetzung“.

4. Ein Dialog öffnet sich, indem Sie auswählen können,

1. ob für alle oder nur für den ausgewählten Begriff eine Übersetzung vorgeschlagen werden soll.

2. welche Sprachen für den Vorgang verwendet werden sollen.

5. Klicken Sie abschließend auf „Ok“ und beenden Sie den Vorgang.
   → Die Übersetzungen werden nach Ihren Vorgaben in der Listenansicht des Übersetzungs-Managers angezeigt.

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Menüband Validierung

Validierung erstellen

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Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie eine neue Validierung in Excel ein:

1. Klicken Sie auf den Knopf „Validierung erstellen“ im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Validierungen“.
   → Ein Auswahldialog öffnet sich, der Ihnen die verschiedenen Validierungstypen anzeigt.

2. Wählen Sie hier die Funktion „Einzel-Validierung“.
   → Ihr Excel-Arbeitsblatt wird um den Validierungs-Arbeitsbereich erweitert.

3. Wählen Sie mit dem Mauszeiger die Zelle, für die die Validierung erstellt werden soll, aus und drücken Sie im Bereich „Wert 1 auswählen“ auf den Knopf „Wert aus Zelle übernehmen“.

4. Wählen Sie nun die Zelle in Ihrer Excel-Arbeitsmappe aus, die den zweiten Wert der Validierung enthält und drücken Sie im Bereich „Wert 2 auswählen“ auf den Knopf „Wert aus Zelle übernehmen“.

5. Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf „Ok“.
   → Ein Informationsdialog bestätigt Ihnen die Erstellung der Validierung.

6. Öffnen Sie mithilfe der Funktion „zum Validierungsblatt wechseln“ das Validierungsblatt.
   → Ihre Validierung wird angezeigt.

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