Oberfläche Content-Manager

Unterteilen Sie den Inhalt Ihrer Publikation in beliebig viele "Partikel", die von verschiedenen Mitarbeitern unabhängig voneinander bearbeitet werden können, um so identischen Inhalt nur an einer Stelle zu pflegen und immer aktuell in mehreren Publikationen zu verwenden.

Datei:Menü---Inhalt Zusammenarbeit.jpg

Die Standard-Ansicht der Oberfläche *Design

Die Funktionen in der Übersicht

Content Manager (Alt + C, L )

→ Zum Hauptartikel über die Oberfläche des Content-Managers Öffnet den Content-Manager. Mit dem Content-Manager verwalten Sie Texte aus anderen Word-Dokumenten, die sogenannten Partikel. Dazu benötigen Sie das Modul linkdocuments. Alles was mit dem bearbeiten von Partikeln zu tun hat finden Sie auf dem Reiter „Aktionen“. Alles was mit Einstellungen zu tun hat finden Sie auf dem Reiter „Optionen“.

Die Liste

Hier erhalten Sie Informationen über alle mit dem Master verbundenen Partikel. Mit Doppelklick auf ein Partikel im Auswahlfenster navigieren Sie in Ihrem Master an den Beginn dieses Partikels. Um Einstellungen für mehrere Partikel auf einmal zu bearbeiten, markieren Sie diese mit gedrückter Umschalt- oder Steuerungstaste.

Gut zu wissen
Datei:Glühbirne.png Administratoren können Partikel, die den Status „Nur lesen“ oder „Kein Zugriff“ haben weiterhin bearbeiten, sofern sie die Partikel aus dem Master heraus öffnen (setzt toolsrights voraus).

Aktualitätsstatus

Aktuell

Nicht aktuell

Zur Bearbeitung im Exklusiven Modus gesperrt.

Berechtigung (nur mit toolsrights )

Gibt die Berechtigung an, die für das Partikel gesetzt wurde

Vollzugriff

Der Inhalt der ausgewählten Partikel ist für die Bearbeitung freigegeben.

Nur lesen

Sperrt die Bearbeitung des Inhalts für alle Nutzer in den ausgewählten Partikeln.

Kein Zugriff

Sperrt den Zugriff auf die ausgewählten Partikel.

gelbe vertikale Markierung

Weist auf verborgene Partikel hin.

Rote vertikale Markierung: Probleme

Weist auf Objekte hin, die nicht aktualisiert oder gefunden werden konnten.

Weitere Informationen

Mit einem Klick auf den Pfeil links erweitern Sie das Objekt und blenden zusätzliche Informationen ein (> siehe auch Punkt „⑥ Ansicht“ auf Seite 53). Im Bereich Problem / Lösungsvorschlag wird ggf. erläutert, warum ein Objekt beim letzten Aktualisierungs-Durchgang nicht aktualisiert wurde. Ebenso finden Sie hier die Status-Informationen und den Dokument-Status von toolsrights.

Aktualisieren

Auswahl aktualisieren

Prüft und aktualisiert das bzw. die im Auswahlfenster markierten Partikel.

Alle aktualisieren

Prüft und aktualisiert alle im Master enthaltenen Partikel und erstellt einen Aktualisierungsbericht, der auch darauf hinweist, wenn beim Aktualisieren Probleme aufgetreten sind.

Partikel

Quelle öffnen

Öffnet das bzw. die im Auswahlfenster markierten Partikel.

Ordner öffnen

Öffnet den Ordner in dem das ausgewählte Partikel abgelegt ist.

Einfügen

Prüft und aktualisiert alle im Master enthaltenen Partikel und erstellt einen Aktualisierungsbericht.

Erstellen

Speichert den markierten Abschnitt als eigene Datei und bindet ihn als Partikel in den Master ein.

Zurückschreiben

So können Sie Änderungen, die Sie im Master eingetragen haben, in die ausgewählten Partikel-Dokumente übernehmen.

Entfernen

Entfernt das Partikel aus dem Master.

Verbindung lösen

Hebt die Verbindung zum Partikel auf, sodass das Partikel zu einem Teil des Nicht-Partikel-Bereichs im Master wird.

Quelle ändern

Ändert den Dateinamen oder den Speicherort (Pfad) des markierten Partikels.

Titel bearbeiten

Vergeben bzw. bearbeiten Sie den Titel des ausgewählten Objekts, um diesen besser im Content-Manager oder der „Suche“ finden zu können.

Kommentar bearbeiten

Sie können zu Ihren Partikeln „Kommentare“ schreiben, um diesen besser im Content-Manager oder der „Suche“ finden zu können.

Übersetzung

Übersetzung vorbereiten

Bereitet die ausgewählten Partikel zum Versand an den Übersetzer vor (siehe „Daten für die Übersetzung vorbereiten und exportieren“).

Exklusiver Modus

Exklusiven Modus starten/beenden

Dient dem zentralen, partikelübergreifenden Bearbeiten Ihrer Publikation im Master( siehe „Änderungen im exklusiven Modus einarbeiten“).

Partikel im Exklusiven Modus aufnehmen

Nimmt den markierten Partikel in den Exklusiven Modus auf.

Gut zu wissen
Datei:Glühbirne.pngWurde das Partikel-Dokument in der Zwischenzeit bearbeitet, in der Sie den Text im Master geändert haben, gehen diese Änderungen beim Zurückschreiben des Inhalts aus dem Master verloren. Verwenden Sie daher stets den „Exklusiven Modus“ für Änderungen im Master.

Ansicht

Alle erweitern/Alle reduzieren

Erweitert beziehungsweise reduziert alle Objekte in der Liste. Damit stehen Ihnen weitere Informationen zur Verfügung.

Suchen & Filtern

Öffnet das Suchfeld, um die Objektliste nach bestimmten Informationen zu durchsuchen. Bestimmen Sie, welche Objekte in der Liste angezeigt werden. Außerdem können Sie nach Aktualität, Partikel-Optionen, Warnungen und Problemen filtern. Mehrere Filter können kombiniert werden. Über „Filter aufheben“ lässt sich die Ansicht zurücksetzen.

Hilfe

Öffnet den Hilfebereich, der Sie bei der Arbeit unterstützt.

Reduzierter Modus

Öffnet den Content-Assistenten im Arbeitsbereich.

Online-Benutzerleitfaden öffnen

Öffnet den Online-Benutzerleitfaden in Ihrem Browser.

Die Statusleiste

Zeigt die Anzahl der verbundenen und markierten Partikel an.

Content Manager Optionen

Partikel-Optionen

Auto-Update

Ist diese Funktion aktiviert, werden die markierten „nicht aktuellen“ Partikel beim nächsten Öffnen des Masters automatisch aktualisiert.

Verbergen

Beim Verbergen werden sämtliche Inhalte wie Text, Daten im Text, Tabellen und Grafiken im Partikel durch x-Zeichen ersetzt. Das Partikel behält dabei seinen exakten Umfang (der Seitenlauf wird nicht verändert). Zudem können diese weiterhin aktualisiert werden, um den Umfang an neue Inhalte anzupassen.

Änderungen verfolgen

Ist diese Funktion aktiviert, wird für das oder die markierten Partikel der Änderungsmodus eingeschaltet. Der Änderungsmodus wird erzwungen und kann im Partikel nicht deaktiviert werden.

Relativer Pfad

Ist diese Funktion aktiviert, wird für das oder die markierten Partikel statt dem absoluten Pfad der relative Pfad verwendet. Das heißt beim Vorrollen der Publikation und der gleichbleibenden Struktur der Ordner werden alle Verbindungen des Masterdokuments zu den Partikeln automatisch gefunden. Die Verbindungen müssen nicht manuell angepasst werden.

Berechtigung

Berechtigungen (setzt toolsrights voraus)

Legen Sie hier als Administrator Berechtigungen für einzelne Partikel fest.

Daten für die Übersetzung vorbereiten und exportieren

Über den Content-Manager legen Sie im Bereich „Übersetzung“ mit einem Klick auf die Schaltfläche „Vorbereiten“ Kopien der markierten Partikel für die Weitergabe zur Übersetzung an, die für die Verarbeitung in Übersetzungsprogrammen optimiert sind. Bei diesem automatisierten Prozess werden …

manuelle Textformatierungen zurückgesetzt, die für die Übersetzung nicht erforderlich sind bzw. die Arbeit mit einem Translation Memory behindern (geschützte Leerzeichen, Zeichenformatierungen, Hervorhebungen, Laufweitenanpassungen).

Daten im Text und Tabellen „geschützt“, damit sie bei der Übersetzung nicht überschrieben werden.

alle Überarbeitungen angenommen; d. h. die Änderungsmarkierungen werden in der Exportdatei gelöscht.

sämtliche Spracheinstellungen umgestellt.

So bereiten Sie Ihre Dokumente für den Übersetzer vor:

Legen Sie im Windows Explorer einen Ordner an, in dem firesys die Dateien speichern soll, die Sie an den Übersetzer schicken wollen.

Öffnen Sie den Content-Manager und markieren Sie im Auswahlfenster die Partikel, die Sie für die Übersetzung vorbereiten wollen.

Klicken Sie auf „Vorbereiten“. Der firesys-Assistent zum Vorbereiten der Übersetzungsdateien öffnet sich

Wählen Sie beim Punkt „Ausgabeverzeichnis“ den vorher angelegten Ordner aus.

Wählen Sie die Zielsprache für die Dokumente aus (weitere Informationen zum Verwalten und Konfigurieren von Sprachen finden Sie in den Einstellungen im Abschnitt „Zahlenformat anwenden“ auf Seite 92).

Wenn Sie die Option „inklusive Master“ aktivieren, wird zusätzlich zu den markierten Partikeln der gesamte Master als Datei für den Übersetzer exportiert. Die Pfade können automatisch an den neuen Speicherort angepasst werden. Falls Sie den Master vor dem Starten der Vorbereitung für die Übersetzung nicht gespeichert haben, übernimmt firesys das für Sie automatisch. Der Assistent informiert Sie hierüber entsprechend.

Wenn Sie die Option „inklusive Master“ nicht aktivieren, werden nur die markierten Partikel als Dateien für den Übersetzer exportiert.

Wählen Sie „Vorbereiten …“, um mit der Vorbereitung der ausgewählten Dateien für die Übersetzung fortzufahren.

Gut zu wissen

Datei:Glühbirne.png Bei diesem Prozess ist es möglich, auch einzelne Dokumente für die Übersetzung aufzubereiten.

Änderungen im Exklusiven Modus einarbeiten

Mit dem Exklusiven Modus bearbeiten Sie Ihre Publikation zentral und partikelübergreifend im Master. Während Sie im Exklusiven Modus arbeiten, sind die ausgewählten Partikel für andere Bearbeiter gesperrt. Sie können den Exklusiven Modus auch auf eine Auswahl von Partikeln anwenden.

Öffnen Sie im Master den Content-Manager und aktualisieren Sie die Partikel.

Markieren Sie im Auswahlfenster das bzw. die Partikel, für die Sie den Exklusiven Modus starten wollen. Dies ist nur für Partikel möglich, die aktuell und zur Bearbeitung „frei“ sind.

Klicken Sie auf „Starten“. Die ausgewählten Partikel erhalten jetzt einen Pfeil im Auswahlfenster und sind für die Bearbeitung durch andere Nutzer gesperrt. Der Knopf „Exklusiven Modus starten“ ändert sich zu „Exklusiven Modus beenden“.

BILD CONTENT MANAGER

Wenn Sie Ihrer Auswahl noch ein oder mehrere weitere Partikel zur Bearbeitung im Exklusiven Modus hinzufügen wollen, markieren Sie das bzw. die gewünschten Partikel im Auswahlfenster und bestätigen Sie Ihre Auswahl anschließend mit einem Klick auf „Aufnehmen“.

Schließen Sie den Content-Manager und bearbeiten Sie die Inhalte der ausgewählten Partikel im Master.

Speichern Sie den Master und öffnen Sie den Content-Manager erneut. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten:

Wenn Sie im Exklusiven Modus weiterarbeiten und nur einen „Zwischenstand“ speichern wollen: Markieren Sie im Auswahlfenster die Partikel, deren Inhalte Sie aus dem Master in die Partikel-Dokumente zurückschreiben wollen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurückschreiben“.

Wenn Sie den Exklusiven Modus verlassen wollen: Klicken Sie auf „Beenden“; ein Dialogfenster öffnet sich. Wählen Sie aus, ob Sie alle markierten Partikel zurückschreiben und danach den Exklusiven Modus verlassen wollen oder ob Sie den Exklusiven Modus abbrechen wollen, ohne die Änderungen in die Partikel-Dokumente zurückzuschreiben. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf „OK“.

Gut zu wissen

Datei:Glühbirne.png Der exklusive Modus eignet sich besonders für das Vereinheitlichen der Terminologie in Ihrer Publikation (z. B. durch die Word-Funktion „Suchen & Ersetzen“).

Reduzierter Modus

Mit dem reduzierten Modus können Sie sich die Funktionalitäten des Content-Managers selbst zusammenstellen und parallel an Ihrem Bericht weiterarbeiten. Um Ihn zu starten klicken Sie auf der Registerkarte „*Inhalt“ in der Gruppe „Zusammenarbeit“ auf den Knopf „Content-Manager“ und wählen Sie Im Manager den Punkt „Reduzierter Modus“ aus.

Partikel

Auf der Registerkarte „Partikel“ im Content-Assistenten stehen Ihnen alle Funktionalitäten zur Verfügung, die Sie auf dem Menüband „Einstellungen“ (> siehe „Einstellungen“ auf Seite 56) definiert haben. Nutzen Sie den Vorteil weiterzuarbeiten und verwalten Sie gleichzeitig die Partikel Ihrer Publikation.

Einstellung

Standard

Das Set für das einfache Arbeiten mit linkdocuments. Partikel können aktualisiert und geöffnet werden.

Standard 2

Das Set für das erweiterte Arbeiten mit linkdocuments. Partikel können aktualisiert, Partikel-Optionen gesetzt und der Exklusive Modus gestartet werden.

Rollen und Rechte

Das Set zum Arbeiten mit toolsrights. Partikel können aktualisiert, Partikel-Optionen gesetzt und der Exklusive Modus gestartet werden. Zusätzlich stehen noch alle Berechtigungs-Optionen zur Verfügung.

Benutzerdefiniert

Definieren Sie, welche Funktionen, Sie im täglichen Arbeiten mit linkdocuments benötigen.

Zurück

Wenn Sie zurück in den Content-Manager wechseln möchten, klicken Sie auf den Knopf „erweiterter Modus“. Der reduzierte Modus schließt sich und Sie können wie gewohnt im „großen“ Manager weiterarbeiten.

Dokumentstatus anzeigen / ausblenden (nur mit toolsrights verfügbar)

Mit dem Dokumentstatus können Sie sich den Status Ihrer Publikation optisch anzeigen lassen. Der Status aller Partikel (Draft, Pending, Approved) wird durch einen farbigen Balken am Rande des Dokuments angezeigt bzw. ausgeblendet.

Gut zu wissen
Datei:Glühbirne.png Beim „Zurückschreiben“ der Inhalte in die Partikel werden die farbigen Balken entfernt.

Anzeigen

Auf der Registerkarte „Content“ im Bereich „Zusammenarbeit“ auf das Drop-Down beim „Content- Manager“ klicken und „Anzeigen“ auswählen. Im Master-Dokument werden an allen Absätzen Balken mit Farben entsprechend des Status eingefügt.

Partikelstatus „Draft“ ██████████

Partikelstatus „Pending“ ██████████

Partikelstatus „Approved“ ██████████

Ausblenden

Auf der Registerkarte „Content“ im Bereich „Zusammenarbeit“ auf das Drop-Down beim „Content-Manager“ klicken und „Ausblenden“ auswählen. Im Master-Dokument werden an allen Absätzen die farbigen Balken entfernt.

Gut zu wissen

Datei:Glühbirne.png Tabellen können aus technischer Sicht nicht mit einem farbigen Balken versehen werden.