Web-Version vorbereiten

Mit toolsweb können Sie per Knopfdruck automatisch ein HTML-Dokument Ihres Geschäftsberichts erzeugen. Auf Wunsch können Ihre gesamten Tabellen in einer Gesamt-Datei oder in einer Einzel-Datei ausgegeben werden.

Die Funktionen

Web-Version vorbereiten

Definieren Sie, was beim Erstellen der Web-Version durchgeführt werden soll.

	Gut zu wissen
	Die exportierten Tabellen in Ihrem Corporate Design können direkt für die Online-Version Ihres Berichts bereitgestellt werden.

Web-Version

Mit toolsweb werden auf Knopfdruck automatisch Geschäftsberichte als HTML-Dokument erstellt. Außerdem können die im Dokument vorhandenen Tabellen formatiert und in einer oder mehreren Excel-Arbeitsmappen ausgegeben werden.

	Warnung
	Inhalte im Word-Dokument mit einer erheblichen Dateigröße können sich negativ auf die Erstellung des Exports auswirken.

Ausgabeordner

Legen Sie fest in welchem Verzeichnis die Dokumente abgelegt werden sollen.

Dokument

Der gesamte Bericht wird zusätzlich als HTML-Dokument erstellt.

Hinterlegung der Formatierung

Bestimmen Sie auf welche Art die Formatierung Ihrer HTML-Datei exportiert werden soll.

CSS-Datei

Die Formatierung wird in einer CSS-Datei hinterlegt.

HTML Head

Die Formatierung wird im Head-Bereich der HTML-Datei hinterlegt.

Element Style

Die Formatierung wird direkt in Inhaltselementen des HTML-Dokuments hinterlegt.

Tabellen

Keine Excel-Datei exportieren

Es wird kein Tabellen-Export durchgeführt und nur das HTML-Dokument erstellt.

In eine Excel-Arbeitsmappe exportieren

Der Tabellenexport speichert alle Tabellen, inklusive der zugehörigen Fußnoten Ihres Word-Dokuments, in einer Excel Gesamtdatei. Wenn auch ein HTML-Dokument erstellt wurde, wird in der HTML-Datei automatisiert zu jeder Tabelle ein Download-Link erzeugt.

In eine Excel-Arbeitsmappe exportieren und in einzelne Excel-Arbeitsmappen exportieren

Der Tabellenexport speichert alle Tabellen inklusive der zugehörigen Fußnoten Ihres Word-Dokuments sowohl in einzelnen Excel-Dateien als auch in einer Excel-Gesamtdatei. Wenn auch ein HTML-Dokument erstellt wurde, wird in der HTML-Datei automatisiert zu jeder Tabelle ein Download-Link erzeugt.

Dokument

Der gesamte Bericht wird in HTML-Dokument(e) ausgegeben. Es stehen je nach gewählter Seitenbegrenzungsoption weitere Möglichkeiten für das HTML-Dokument zur Verfügung: z.B. das Exportieren von Seitenzahlen oder das Aufteilen des HTML-Dokuments an bestimmten Überschriftsebenen.

HTML-Titel

Mit Hilfe dieses Feldes können Sie einen Titel für Ihre HTML-Dokument(e) erstellen, Dieser wird in der Registerkarte Ihres Browsers angezeigt.

Seitenbegrenzung

Sie haben in toolsweb die Möglichkeit Seitenbegrenzungen direkt in Ihre HTML-Dokumente zu übernehmen. Sie haben hier die Auswahl zwischen folgenden Möglichkeiten.

Seitenbegrenzung übernehmen

Die Begrenzung der Dokumentseiten in Word in Höhe und Breite übertragen

Seitenbegrenzung nur in der Breite übernehmen

Die Begrenzung der Dokumentseiten in Word in Breite übertragen

Seitenbegrenzung nicht übernehmen

Die Begrenzung der Dokumentseiten in Word werden komplett ignoriert

Optionen

Seitenzahlen exportieren

Im HTML-Dokument wird auf jeder Seite zentriert am oberen Rand die aktuelle Seitenzahl angezeigt. Sind die Seitenzahlen mit der Option „Beginnen bei“ angepasst, wird dies ignoriert. Es werden immer die tatsächlichen Seitenzahlen exportiert beginnend bei 1.

Seitenränder bei überbreiten Tabellen an die Tabelle anpassen

Die ausgewählte Seitenbegrenzung im HTML-Dokument wird dynamisch erweitert sollte eine Tabelle zu breit für die Seite sein. Dies gilt nur für Tabellen in einspaltigen Abschnitten.

Tabellen, die sich auf einer mehrspaltigen Seite befinden, zusammenhalten

Da die Darstellung von Spalten im HTML nicht wie in Word ist, kann es sein, dass in mehrspaltigen Abschnitten Tabellen über die jeweiligen Spalten aufgeteilt werden. Um dies zu verhindern kann diese Option verwendet werden.

Seitenhöhe und Seitenbreite

Mit diesen Optionen können Sie die übertragenen Seitenbegrenzungen zusätzlich vergrößern, sollte der Platz auf der Seite im HTML-Dokument für den Inhalt zu klein ausfallen.

Bereinigen

Sonderzeichen können durch das Auswählen der jeweiligen Option im HTML-Export ersetzt bzw. entfernt werden. Zudem ist es möglich, Absätze denen bestimmte Formate aus dem StyleGuide zugewiesen sind (mit oder ohne Inhalt) beim Export zu löschen.

Optionen

Geschützte Leerzeichen durch einfache Leerzeichen ersetzen

Bei Setzen des Hakens werden geschützte Leerzeichen gelöscht und durch Leerzeichen ersetzt. Wird der Haken nicht gesetzt, bleiben geschützte Leerzeichen beim Web-Export erhalten.

Geschützte Bindestriche durch Viertelgeviertstriche ersetzen

Bei Setzen des Hakens werden geschützte Bindestriche gelöscht und durch den Viertelgeviertstrich ersetzt. Wird der Haken nicht gesetzt, bleiben geschützte Bindestriche beim Web-Export erhalten.

Manuelle Zeilenumbrüche in Tabellen entfernen

Bei Setzen des Hakens werden manuelle Zeilenumbrüche aus Tabellen entfernt.

Native Word-Fußnoten entfernen

Bei Setzen des Hakens werden native Fußnoten aus dem HTML-Dokument entfernt.

Bedingte Trennstriche

Mit dieser Einstellungsmöglichkeit haben Sie die Möglichkeit einzustellen wie bedingte Trennungen exportiert werden sollen. Wenn das Layout des Word-Berichts mehrspaltig ist, wird die Einstellung „Alle ersetzen“ empfohlen, da der Textfluss im HTML-Dokument nicht dem im Word-Dokument entspricht und so optische Probleme entstehen.

Alle entfernen

Es werden keine bedingte Trennungen aus dem Dokument exportiert.

Im Fließtext alle entfernen und in Tabellen alle ersetzen

Es werden alle in Tabellen befindlichen bedingten Trennungen durch ein HTML-gerechtes Sonderzeichen ersetzt, welches wie ein bedingter Trennstrich funktioniert. Im Fließtext vorhandene bedingte Trennungen werden nicht exportiert.

Alle ersetzen

Es werden alle bedingten Trennungen aus dem Dokument durch ein HTML-gerechtes Sonderzeichen ersetzt, welches wie ein bedingter Trennstrich funktioniert.

	Gut zu wissen
	Tabulatoren im Fließtext werden im HTML-Dokument jeweils durch ein geschütztes Leerzeichen dargestellt. Tabulatoren, die wie bei Aufzählungszeichen in einer Formatvorlage enthalten sind, werden nicht behandelt.

Formatvorlagen

Es ist möglich Absätze, die mit Formatvorlagen aus dem StyleGuide formatiert sind, bei der Erstellung des Web-Exports nicht in das HTML-Dokument zu übertragen. Dies ist nur möglich wenn die Option „Seitenbegrenzung übernehmen“ nicht verwendet wird.

Suche

Über das Suchfeld können Sie sowohl den Namen einer Formatvorlage als auch nach Eigenschaften aus dem Dropdown auswählen.

Leere Absätze löschen

Alle leeren Absätze in der Formatvorlage werden gelöscht. Ein Absatz gilt auch bei den folgenden Elementen als leer: Seitenwechsel, Spaltenwechsel, Abschnittswechsel, unsichtbare Zeichen und unsichtbare Felder

Leere und gefüllte Absätze löschen

Wird die Option „Leere und gefüllte Absätze“ ausgewählt, wird bei gefüllten Absätzen der Inhalt zwischen zwei Absatzmarken beim Web-Export gelöscht.

Nicht löschen

Die Absätze in der Formatvorlage werden nicht verändert.

Excel-Tabellenstruktur

Legt für die Tabellen (optional) allgemeine Titel bzw. automatisierte Untertitel an. Es kann auch eine Grafik ausgewählt werden, die als Logo auf jedem Arbeitsblatt angezeigt wird.

Arbeitsblatt-Überschriften

Eine allgemeinen in alle Arbeitsblätter einfügen

Legen Sie einen Arbeitsblatt-Titel fest, der auf allen Arbeitsblättern in Excel angezeigt wird.

Einen individuellen Arbeitsblatt-Titel in Excel einfügen

Verwendet den Tabellentitel (sofern mit linktables vergeben) oder die letzte Überschrift vor der Tabelle im Dokument als Untertitel in der Export-Datei.

Logo-Grafik einfügen

Entscheiden Sie ob Sie ein Logo Ihres Unternehmens beim Tabellen-Export auf dem ersten oder auf jedem Excel-Arbeitsblatt darstellen möchten.

Tabelleninhalt

Es kann eingestellt werden, ob Schriften und Dummy-Zeilen aus Word-Tabellen übernommen werden sollen. Zudem kann bestimmt werden, wie das Zahlenformat nach Excel exportiert werden soll.

Weitere Tabellenoptionen

Dummyzeilen ignorieren

Ignoriert beim Export die Zeilen, die firesys in Word zur Gestaltung der Tabelle benötigt

Schriften übernehmen

Übernimmt die Schriften aus der Word-Datei beim Export nach Excel.

Zahlenformat in Excel

Zahlen als „Text“ übertragen (Inhalt und Formatierung exakt übernehmen)

Beim Export wird das Zahlenformat nicht übernommen, die Zahlen werden als Text übertragen und können nicht mehr gerechnet werden.

Zahlen ohne Zahlenformat übernehmen (keine Tausendertrennzeichen)

Das Zahlenformat wird beim Export auf das Excel-Format unformatiert übernommen. Es werden keine Tausendertrennzeichen und Nachkommastellen übernommen.

Untenstehendes Zahlenformat übernehmen

Das Zahlenformat wird beim Export in das Excel-Format für Berechnungen, inklusive Tausender- und Dezimaltrennzeichen übernommen.

Ausgangsformat in Word

Beim Export kann bestimmt werden, wie das Zahlenformat von Tabellen aus Word definiert werden soll.

Zellen, die nicht als Zahlen erkannt wurden, mit Markierung versehen

Zellen in Tabellen, die keine Zahlen beinhalten, werden beim Setzen des Hakens beim Export markiert.

Webexport

Nach Erstellen des Web-Exports öffnet der Explorer automatisch das im Wizard festgelegte Verzeichnis. Dieses enthält folgende drei Ordner:

Fehler, die beim Excel-Export aufgetreten sind, werden in der „Readme“-Datei aufgelistet.

Report

Hier befinden sich die HTML-Dokumente Ihres Berichts.

Images

Hier befinden sich die exportierten Grafiken Ihres Berichts.

Tables

Hier befinden sich die exportierten Tabellen Ihres Berichts.