Der firesys-Videobereich

Hier finden Sie alle Videos zur firesys-Software auf einen Blick.

Word

Menüband Gestaltung

Texte gestalten mit dem StyleGuide

Der StyleGuide stellt Ihnen die Textformate, die nach den Gestaltungsvorgaben speziell für Ihre Publikation entwickelt wurden, in einem separaten Aufgabenbereich zur Verfügung.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Um Ihrem Textbereich in Word Formatvorlagen mit Hilfe des StyleGuides zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Word im Menüband „Gestaltung“ in der Gruppe „Text“ auf den Knopf „StyleGuide“.
   → Es öffnet sich auf der rechten Seite ein Arbeitsbereich.

2. Markieren Sie einen Textbereich in Word, dem Sie eine Formatvorlage zuweisen wollen.

3. Doppelklicken Sie im StyleGuide-Arbeitsbereich auf die gewünschte Formatvorlage.
   → Dem markierten Textbereich wird die ausgewählte Formatvorlage zugewiesen.

Eine Tabelle in Word neu erstellen

Der Tabellenassistent von firesys unterstützt beim Anlegen, Formatieren und Umgestalten von Tabellen.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Mit dieser Funktion erstellen Sie in Ihrem Word-Dokument eine neue, leere Tabelle nach Ihren Gestaltungsrichtlinien. Um eine Tabelle in Ihr Dokument einzufügen, deren Inhalt nicht in Excel gepflegt wird, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die Stelle im Dokument, an der Sie die Tabelle einfügen wollen.

2. Klicken Sie im Reiter „*Gestaltung“ in der Gruppe „Tabellen“ auf den Knopf "*Tabellenassistent".

3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für die Tabelle aus – abhängig von Ihrem Layout.

4. Geben Sie die Anzahl der Spalten und Zeilen ein, die Ihre Tabelle haben soll.

5. Wählen Sie eine Breite für die Tabelle aus.

6. Setzen optional Sie eine Hakten vor "Kopfzeilen auf jeder Seite wiederholen, wenn Sie dies wünschen.

7. Definieren Sie die gewünschte Breite der Text- und Zahlenspalten.

8. Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
   → Eine Tabelle mit den gewählten Parametern wird erstellt.

Eine Tabelle manuell bearbeiten

Ändern Sie die Tabellenbreiten und Spaltenbreiten aus den vorgegebenen Werten oder definieren Sie manuelle Werte.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Um eine Tabelle zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die gewünschte Tabelle.

2. Öffnen Sie den Tabellenassistenten. Sie haben dafür zwei Möglichkeiten:

1. Klicken Sie im Reiter „*Gestaltung“ in der Gruppe „Tabellen“ auf den Knopf "*Tabellenassistent".

2. Öffnen Sie per Rechtsklick auf die Tabelle das Kontextmenü und klicken auf "*Tabellenassistent".

3. Führen Sie die Schritte aus, die für Ihre Bearbeitung nötig sind:

1. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für die Tabelle aus – abhängig von Ihrem Layout.

2. Geben Sie die Anzahl der Spalten und Zeilen ein, die Ihre Tabelle haben soll.

3. Wählen Sie eine Breite für die Tabelle aus.

4. Setzen optional Sie eine Hakten vor "Kopfzeilen auf jeder Seite wiederholen, wenn Sie dies wünschen.

5. Definieren Sie die gewünschte Breite der Text- und Zahlenspalten.


Hinweis: Wenn Sie bei einer bestehenden Tabelle eine Vorlage auswählen, informiert firesys Sie darüber, dass manuelle Formatierungen, die Sie vorher an der Tabelle vorgenommen haben, wieder aufgehoben werden. Wenn Sie Ihre Auswahl mit „Ja“ bestätigen, müssen Sie anschließend ggf. einige manuelle Formatierungen in der Tabelle erneut vornehmen.



4. Klicken Sie auf "OK".
   → Sie haben eine Tabelle bearbeitet.

Tabellenassistent - Höhe der Tabelle ändern

Ändern Sie die Höhe der einzelnen Zeilen Ihrer Tabelle mithilfe des kontextsensitiven Tabellen-Menüs in firesys.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Das Schrumpfen bzw. Strecken einer Tabelle ermöglicht es Ihnen, die Höhe von Tabellen im Mikrobereich zu reduzieren („schrumpfen“) oder zu vergrößern („strecken“). Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die gewünschte Tabelle.
   → Es öffnen sich auf der linken Seite des Menübands weitere kontextsensitive Reiter.

2. Klicken Sie in den Reiter "*firesys".

3. In der Gruppe "Zeilen und Spalten finden Sie den Menüpunkten „Schrumpfen“. Mit diesem können Sie die Höhe einer Tabelle verringern:

1. Klicken Sie auf „Zeilenabstand verringern“, um den Zeilenabstand in der Tabelle um 0,1 pt zu reduzieren .

2. Klicken Sie auf „Abstand vor verringern“, um den Abstand eines Absatzes zum vorhergehenden Absatz in allen Tabellenzeilen um 0,1 pt zu reduzieren.

3. Klicken Sie auf „Abstand nach verringern“, um den Abstand eines Absatzes zum folgenden Absatz in allen Tabellenzeilen um 0,1 pt zu reduzieren.

4. Mit den Menüpunkten unter „Strecken“ können Sie die Höhe einer Tabelle vergrößern. Die Schritte, in denen die Tabelle vergrößert wird, sind dabei analog zu den entsprechenden Schritten für das Schrumpfen der Tabelle.

5. Wiederholen Sie die Befehle unter „Schrumpfen“ oder „Strecken“ so oft, bis die Tabelle die gewünschte Höhe erreicht hat.
   
   Hinweis: Mit einem Klick auf die Menüpunkte unter „Zurücksetzen“ heben Sie die Anpassungen auf und stellen die in der entsprechenden Formatvorlage ursprünglich definierten Abstände wieder her.
   
   → Sie haben die Tabelle geschrumpft/gestreckt.

Tabellenassistent - Eine Zeile einfügen

Fügen Sie mithilfe von firesys eine neue Zeile in eine bestehende Tabelle ein.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Um eine zusätzliche Zeile einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die Zeile Ihrer Tabelle, über oder unter der Sie eine zusätzliche Zeile einfügen wollen.
   → Es öffnen sich auf der linken Seite des Menübands weitere kontextsensitive Reiter.

2. Klicken Sie im Reiter "*firesys" in der Gruppe "Zeilen und Spalten" auf "Zeilen".

3. Klicken Sie auf „Darüber einfügen“ bzw. „Darunter einfügen“, um eine Zeile über oder unter der Zeile einzufügen, in der Ihr Cursor positioniert ist.
   → Sie haben eine zusätzliche Zeile eingefügt.

Um eine zusätzliche Spalte einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die Spalte Ihrer Tabelle, neben der Sie eine zusätzliche Spalte einfügen wollen.
   → Es öffnen sich auf der linken Seite des Menübands weitere kontextsensitive Reiter.

2. Klicken Sie im Reiter "*firesys" in der Gruppe "Zeilen und Spalten" auf "Spalte".

3. Klicken Sie auf „Rechts einfügen“/„Links einfügen“, um eine Spalte rechts oder links von der Spalte einzufügen, in der Ihr Cursor positioniert ist.

4. Rufen Sie anschließend den Tabellenassistenten auf, um die Breite der Tabelle und Spalten anzupassen.
   → Sie haben eine zusätzliche Spalte in Ihre Tabelle eingefügt.

Menüband Inhalt

Daten im Text hervorheben

Hiermit werden alle verbundenen Excel-Objekte im Fließtext grün hervorgehoben bzw. die Markierung entfernt.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So legen Sie farbige Markierungen in firesys fest:

1. Klicken Sie im Reiter „*Inhalt“ in der Gruppe „Verbundene Objekte“ auf den Knopf „Setzen“ im Bereich „Markierung“.
   → Es öffnet sich ein Auswahlmenü. In diesem Menü können Sie wählen, ob Sie sich mithilfe farbiger Markierungen bei der Erkennung von Daten im Text-Elementen, verlorenen Excel-Daten-Verbindungen oder Partikeln von firesys unterstützen lassen möchten.

2. Klicken Sie auf die gewünschte Option.
   → Die gewählte Option wird ausgeführt - und die farbigen Markierungen werden in Word angezeigt.

   Hinweis: Sollten Sie aktuell gesetzte farbige Markierungen nicht mehr benötigen, können Sie die optische Unterstützung mithilfe des Knopfs „Entfernen“ wieder zurück auf den Ursprungszustand bringen.

Daten im Text aus Datei einfügen

Mit dieser Funktion fügen Sie den Inhalt einer einzelnen Zelle als verbundenes firesys-Objekt im Fließtext Ihres Word-Dokuments ein.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie eine Daten im Text-Objekt aus einer Datei mit firesys in Word ein:

1. Markieren Sie in Excel die Zelle, die Sie in Word als verbundenes Datenobjekt im Fließtext übernehmen wollen.

2. Geben Sie der markierten Zelle einen Namen, diese kann sonst nicht eingelesen werden.

3. Speichern Sie die Excel-Datei.

4. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Zelle, die Sie in Word als verbundenes Datenobjekt im Fließtext übernehmen wollen.

5. Wechseln Sie nach Word und setzen Sie den Mauszeiger an die Stelle im Dokument, an der Sie die Daten einfügen wollen.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte „*Inhalt“ in der Gruppe „Excel-Daten“ auf das Menü „Einfügen“ und wählen im Bereich „Daten im Text“ den Menüpunkt „aus Datei…“.
   → Es öffnet sich ein Daten-Auswahl-Dialog

7. Wählen Sie die Excel-Datei, die das Arbeitsblatt mit der gewünschten Zelle enthält („Datenquelle“) und klicken Sie auf "OK".
   → Der linktext-Assistent öffnet sich.

8. Wählen Sie das Arbeitsblatt, das die gewünschte Zelle enthält.

9. Wählen Sie die gewünschte Zelle anhand des Namens, den Sie in Excel definiert haben.

10. Aktivieren Sie ggf. das Häkchen bei „Absolutwert setzen“, wenn Sie die Zahl als absolute Zahl einfügen möchten.

11. Wählen Sie ggf. einen Operator, wenn Sie eine abweichende Einheit nutzen möchten.

12. Klicken Sie auf "OK".
    → Der linktext-Assistent fügt die Daten der ausgewählten Excel-Zelle in Ihren Fließtext ein.

Daten im Text direkt aus markierter Excel-Zelle einfügen

Mit dieser Funktion fügen Sie den Inhalt einer einzelnen Zelle, die Sie gerade in Excel markiert haben, direkt als verbundenes firesys-Objekt im Fließtext Ihres Word-Dokuments ein.

Daten direkt aus markierter Excel-Zelle einfügen

So fügen Sie Daten im Text-Objekte direkt aus einer markierten Zelle in Excel mit firesys in Word ein:

1. Markieren Sie in Excel die Zelle, die Sie in Word als verbundenes Datenobjekt im Fließtext übernehmen wollen.

2. Geben Sie der markierten Zelle einen Namen, diese kann sonst nicht eingelesen werden.

3. Speichern Sie die Excel-Datei.

4. Wechseln Sie zu Word und setzen Sie den Mauszeiger an die Stelle, an der Sie die Daten aus der markierten Zelle einfügen wollen.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte „*Inhalt“ in der Gruppe „Excel-Daten“ auf das Menü „Einfügen“ und wählen im Bereich „Daten im Text“ den Menüpunkt „direkt aus markierter Excel-Zelle“ oder „direkt aus markierter Excel-Zelle als Absolutwert“ aus.
   → Der linktext-Assistent fügt die Daten der markierten Excel-Zelle in Ihren Fließtext ein.
   
   Hinweis: Sollten für den markierten Excel-Bereich mehrere Namen definiert sein, werden Sie in einem Dialog dazu aufgefordert, den gewünschten Bereich zu wählen.

Daten im Text direkt aus markierter Excel-Zelle mit Optionen einfügen

Mit dieser Funktion fügen Sie den Inhalt einer einzelnen Zelle als verbundenes firesys-Objekt mit einer abweichenden Einheit oder als Absolutwert im Fließtext Ihres Word-Dokuments ein.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Voraussetzungen:

• Um einen Wert mit abweichender Einheit einfügen zu können, muss dieser zuvor mit einem Namen in Excel versehen werden. Weitere Informationen darüber finden Sie hier.

So fügen Sie ein Daten im Text-Element mit abweichender Einheit mit firesys in Word ein:

1. Markieren Sie die Zelle des gewünschten Wertes in Ihrem Excel-Dokument.

2. Speichern Sie die Excel-Datei.

3. Wechseln Sie zum Word-Dokument.

4. Platzieren Sie den Mauszeiger an der Position in Ihrem Word-Dokument, an dem der Wert einfügt werden soll.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte „*Inhalt“ in der Gruppe „Excel-Daten“ auf das Menü „Einfügen“ und wählen im Bereich „Daten im Text“ den Menüpunkt „direkt aus markierter Excel-Zelle mit Optionen“ aus.
   → Ein Auswahldialog öffnet sich.

6. Wählen Sie den Operator, den Faktor und die gerundeten Nachkommastellen aus. Das Feld „Ergebnis / Vorschau“ erlaubt eine Vorabkontrolle des eingefügten Daten im Text-Objekt.

7. Bestätigen Sie den Dialog mit „OK“.
   → Der Wert wird mit dem hinterlegten Premiumlayout direkt eingefügt.

Eine Tabelle aus einer Datei einfügen

Mit dieser Funktion fügen Sie eine Tabelle aus einer Excel-Datei komplett als verbundenes firesys-Tabellenobjekt in Word ein.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Voraussetzungen:

• Um eine Tabelle einfügen zu können, muss eine Tabelle zuvor ordnungsgemäß formatiert werden. Diese Informationen finden Sie hier.

So fügen Sie ein Daten im Text-Element mit abweichender Einheit mit firesys in Word ein:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „*Inhalt“ in der Gruppe „Excel-Daten“ auf das Menü „Einfügen“ und wählen im Bereich „Tabelle“ den Menüpunkt „aus Datei …“.
   → Der folgende Dateiauswahldialog zeigt die bereits verbundenen und geöffneten Excel-Dateien an.

1. Als „geöffnet“ werden die Dateien angezeigt, die gerade an Ihrem Arbeitsplatz geöffnet sind.

2. Als „verbunden“ werden die Dateien angezeigt, aus denen Sie bereits Objekte in Ihrem Word-Dokument eingelesen haben.

2. Sie können Dokumente hinzufügen indem Sie auf den Knopf „Weitere Dateien“ klicken oder die Dateien direkt auf die entsprechende Schaltfläche ziehen.

3. Wählen Sie die Excel-Datei, aus der die Daten eingefügt werden sollen („Datenquelle“).
   → Ein Auswahldialog öffnet sich.

4. Wählen Sie das Arbeitsblatt, aus dem Sie Ihre Daten einfügen wollen.

5. Wählen Sie den gewünschten Bereich des Arbeitsblattes aus, den Sie in Word einfügen möchten. Sie können beide Listen durchsuchen, wenn sie ausgeklappt sind.

6. Wählen Sie optional „Manuell formatieren“, um zu verhindern, dass Ihre Tabellen beim Einfügen und Aktualisieren automatisch angepasst und formatiert werden.

7. Bestätigen Sie den Dialog mit „OK“.
   → Die Tabelle wird mit dem hinterlegten Premiumlayout direkt eingefügt.

Tabelle direkt aus markiertem Excel-Bereich einfügen

Mit dieser Funktion fügen Sie den Inhalt des Bereichs, den Sie gerade in Excel markiert haben, direkt als verbundenes firesys-Objekt in Word ein.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Voraussetzungen:

• Um eine Tabelle einfügen zu können, muss eine Tabelle zuvor ordnungsgemäß formatiert werden. Diese Informationen finden Sie hier.

So fügen Sie eine Tabelle in Excel mit firesys in Word ein:

1. Markieren Sie den Tabellen-Bereich in Ihrem Excel-Dokument, den Sie nach Word übertragen möchten.

2. Speichern Sie das Excel-Dokument.

3. Wechseln Sie in das Word-Dokument.

4. Platzieren Sie den Mauszeiger an der Position, an der Sie die Tabelle im Dokument einfügen möchten.

5. Klicken Sie in der Registerkarte „*Inhalt“ in der Gruppe „Excel-Daten“ auf das Menü „Einfügen“ und wählen Sie im Bereich „Tabelle“ den Menüpunkt „direkt aus markiertem Excel-Bereich“ aus.
   → Der Tabellenassistent öffnet sich.

6. Im Tabellenassistent, der sich nun öffnet, können Sie optional Einstellungen, die die Tabellen- und Spaltenbreite betreffen können, vornehmen. Bestätigen Sie anschließend den Dialog mit „OK“.
   → Die Tabelle wird mit dem hinterlegten Premiumlayout direkt eingefügt.

Excel-Inhalte aktualisieren

Mit diesen Funktionen können Sie auf Knopfdrück Ihre verbundenen Excel-Daten aktualisieren, um stets korrekt gepflegte Werte in Ihrem Geschäftsbericht vorzufinden.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Es gibt insgesamt drei verschiedene Möglichkeiten, Excel-Inhalte in firesys zu aktualiseren. So aktualisieren mithilfe von firesys verknüpfte Excel-Objekte:

• Option 1: Mithilfe der „Aktualisieren“-Funktion im Menüband (in diesem Video dargestellt)

1. Markieren Sie ein verknüpftes Excel-Objekt, das Sie aktualisieren möchten mit dem Mauszeiger.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Excel-Daten-Manager“ auf den Knopf „Aktualisieren“.
   → Ein Fortschrittsdialog erscheint.
   Hinweis: Im Split-Button ist zusätzlich die Funktion „Alle Excel-Objekte aktualisieren“ verfügbar.
   → Das Excel-Objekt wurde aktualisiert.

• Option 2: Mithilfe des kontextsensitiven Menüs in firesys

1. Markieren Sie ein verknüpftes Excel-Objekt, das Sie aktualisieren möchten mit dem Mauszeiger.

2. Machen Sie im Bereich des Objektes einen Rechtsklick.
   → Das kontextsensitive Menü erscheint.

3. Wählen Sie die Funktion „Aktualisieren“ aus.
   → Es erscheint ein Fortschrittsdialog.
   → Das Excel-Objekt wurde aktualisiert.

• Option 3: Mithilfe des Menübandes im Excel-Daten-Mananger

1. Markieren Sie ein verknüpftes Excel-Objekt, das Sie aktualisieren möchten mit dem Mauszeiger.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Excel-Daten-Manager“ auf den Knopf „Excel-Daten-Manager“.
   → Der Excel-Daten-Manager öffnet sich. Im Menüband „Aktualisieren“ befinden sich die Aktualisierungsfunktionen

3. Wählen Sie, ob Sie nur das ausgewählte, oder alle verknüpften Excel-Objekte aktualisieren möchten.
   → Es erscheint ein Fortschrittsdialog.
   → Das oder die Excel-Objekt(e) wurde aktualisiert.

Eine Grafik im Fließtext einfügen

Fügt eine beliebige Grafik-Datei (wie JPG, BMP, EMF, GIF, PNG, TIF)) als verbundenes firesys-Grafikobjekt im bestehenden Format in Ihr Word-Dokument ein.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie eine Grafik aus einer Datei (im Fließtext) ein:

1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle in Ihrem Word-Dokument, an der Sie die Grafik einfügen wollen.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Grafik“ auf das Menü „Einfügen …“ und wählen Sie den Menüpunkt „aus Datei …“

3. Fügen Sie Grafiken hinzu, indem Sie auf den Knopf „Weitere Dateien“ klicken oder die Dateien direkt auf die entsprechende Schaltfläche ziehen.

4. Wählen Sie die Datei, die eingefügt werden soll und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf „OK“.
   → Die Grafik wird eingefügt.

Eine Grafik direkt aus PowerPoint

Fügt ein in Excel oder PowerPoint erstelltes Diagramm als verbundene Grafik im EMF-Format ein. Das Quellprogramm kann geschlossen bleiben und das Diagramm muss vorher nicht manuell als Grafik gespeichert werden.

A detailed explanation of the individual steps

This is how you insert graphics from PowerPoint/Excel (into body text):

1. Place the cursor at the position in your Word document where you want to insert the graphic.

2. In the “*Content” tab, click on the “Insert” menu in the “Graphic” group and select “from PowerPoint...”.
   → The following dialog shows the already linked and open PowerPoint files:

1. Files that are currently open on your desktop are displayed as “Open”.

2. Files that you have already used to import objects into your Word document are displayed as “Linked”.

3. You can add documents by clicking the “Additional files” button or dragging the files directly to the corresponding button.

4. Select the Excel file from which the data is to be inserted (“Data source”).

5. Select the graphics that you want to insert into your Word document. You can see a preview of the selected graphics in the right-hand window.

1. If you enable the “Including Microsoft Office graphics object” option, linkgraphics automatically imports the diagram’s automatically generated elements from the spreadsheet into the Word document.

2. If you disable this option, the elements are ignored as auxiliary graphics when imported.

6. Click “OK” to confirm your selection.
   → The graphic will be inserted.

Eine Grafik direkt aus Excel (im Fließtext) einfügen

Fügt eine in einem aktuell geöffneten Excel-Dokument markierte Grafik direkt als verbundene Grafik ein.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie eine Grafik direkt aus Excel ein:



1. Markieren Sie in Excel die Grafik, die Sie in Word als verbundenes Grafikobjekt übernehmen wollen.

2. Wechseln Sie zu Word und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie die Grafik einfügen wollen.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte „*Inhalt“ in der Gruppe „Grafik“ auf das Menü „Einfügen …“ und wählen Sie den Menüpunkt „direkt aus Excel“.
   →Die Grafik wird eingefügt.

Einen Partikel erstellen

Markieren Sie sich den gewünschten Text in Ihrem Master-Dokument. Dieser wird als neuer Partikel abgespeichert und in den Master eingebunden.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie einen neuen Partikel:

1. Markieren Sie mit dem Cursor den Bereich in Ihrem Word-Dokument, der Inhalt des neuen Partikels sein soll.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte „*Inhalt“ in der Gruppe „Zusammenarbeit“ auf das Menü „Erstellen“.
   → Es öffnet sich ein Informationsdialog, der darauf hinweist, dass der Master zunächst gespeichert werden muss.

3. Klicken Sie auf „Ja“ klicken, um fortzufahren.
   → Es öffnet sich ein Windows-Speicherdialog.

4. Geben Sie den Speicherort des neuen Partikels an.

5. Klicken Sie auf "OK".
   → In einer kurzen Berechnungszeit wird der ausgewählte Bereich des Dokuments als neuer Partikel an dem angegebenen Pfad abgespeichert.

Eine Version erstellen

Sie können manuell eine neue Version der aktuellen Word-Datei erstellen (auf Wunsch mit allen Word-, Excel-, PowerPoint- und Grafik-Dateien) und einer Version einen Status zuweisen.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie eine neue Version in firesys.

1. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Versionierung“ auf den Knopf „Neue Version“.
   → Ein Dialog öffnet sich mit folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

1. Versionstyp
   Wählen Sie aus, ob Sie eine Hauptversion oder Nebenversion erstellen wollen. Die Versionen werden automatisch vor dem Punkt (neue Hauptversion) bzw. nach dem Punkt (neue Nebenversion) hochgezählt.

2. Workflow-Status
   Gibt Ihnen die Möglichkeit, der neuen Version einen von drei Status [‘staːtuːs] „Draft“, „Pending“ oder „Approved“ zu vergeben.

3. Versionskommentare
   Versionskommentare können hier eingegeben werden.

2. Klicken Sie auf "OK".
   → Die Versionierung wird durchgeführt.

Menüband Veröffentlichen

Die Autokorrektur

Mit der firesys-Autokorrektur können Sie Begriffe hinterlegen, die anschließend automatisch in eine andere Schreibweise umgewandelt werden, womit z.B. unerwünschte Abkürzungen vermieden werden können.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie einen Begriff zur Autokorrektur hinzu:

1. Markieren Sie ein Wort in Ihrem Dokument.

2. Klicken Sie im Menüband „*Veröffentlichen“ in der Gruppe „Layout und Wording“ auf den unteren Bereich des Knopfes „Autokorrektur“ und wählen Sie „Begriff hinzufügen“.
   → Es öffnet sich ein Dialogfenster

3. Hier können Sie Ihre Eingabe mit folgenden Einstellungen genauer definieren:

• Diesen Begriff
  Geben Sie hier die falsche Schreibweise des Begriffs ein.

• Ersetzen durch
  Geben Sie hier die korrekte Schreibweise des Begriffs ein.

• Gruppe
  Wählen Sie eine Gruppe für den neuen Begriff aus oder legen Sie über „Gruppen verwalten“ eine neue Gruppe an.

• Kommentar
  Fügen Sie dem Begriff optional einen Kommentar hinzu.

• Hinzufügen
  Fügt den Begriff der Autokorrektur hinzu.

• Abbrechen
  Schließt den Aufgabenbereich ohne einen Begriff anzulegen.

4. Klicken Sie auf "Hinzufügen".
   → Der Begriff wird der Autokorrektur hinzugefügt.

Der Layout Check

Der „Layout Check“ überprüft Ihre Dateien im Handumdrehen auf formale Gestaltungsprobleme und findet solche Probleme schneller und vor allem genauer, als das menschliche Auge das je könnte und er gibt Ihnen gleich Hilfestellung bei der Korrektur.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie den Layout Check in Word:

1. Öffnen Sie den Aufgabenbereich für den Layout Check über den Knopf „Layout Check“ in der Gruppe „Layout und Wording“ auf der Registerkarte „*Veröffentlichen“.
   → Der Layout Check-Aufgabenbereich öffnet sich und besteht aus drei Elementen (Parameter/Ergebnis/Ausnahmen).

2. Wählen Sie in der Gruppe „Parameter“, was geprüft werden soll:

1. „Vollständig“ führt eine vollständige Überprüfung aller Kategorien durch.

2. „Unter „Auswahl“ wählen Sie aus folgenden Profilen für die Prüfung aus: Farben, Typografie, Tabellen, Lektorat, Bundesanzeiger.

3. „Vollständig“ führt eine vollständige Überprüfung aller Kategorien durch.

4. Unter „Benutzerdefiniert“ wählen Sie selbst aus, was geprüft werden soll.

3. Wenn Sie den Layout Check ausführen möchten klicken Sie im Anschluss auf „Starten“.
   → Der Layout Check wird durchgeführt.

Der Koppler

Mit dem Koppler halten Sie bestimmte Ausdrücke zusammen, damit sie nie durch Zeilenumbrüche getrennt werden. Es können Regeln mithilfe von regulären Ausdrücken festgelegt werden.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie eine neue Regel im Koppler hinzu:

Hinweis: Die hier aufgeführten Schritten führen ein Maximalbeispiel auf. Das Video umfasst nicht alle Schritte.

1. Legen Sie die Regeln fest, nach denen geschützte Leerzeichen zwischen bestimmten Ausdrücken (Text und / oder Zahlen) eingefügt werden sollen. Wählen Sie im Menüband „*Veröffentlichen“ in der Gruppe „Typografie“ den Knopf „Typografie-Funktionen“.
   → Der Typografie-Aufgabenbereich öffnet sich.

2. Wählen Sie im Aufgabenbereich auf der Registerkarte „Koppler“ den Knopf „Regel hinzufügen“.
   → Ein Dialog erscheint.

3. Definieren Sie im Bereich „Links“ und „Rechts“ die jeweiligen Elemente der Kopplerregel.

Links/Rechts [0-9] und [a-z]

4. Geben Sie den konkreten Text ein, der links bzw. rechts vom geschützten Leerzeichen steht oder wählen Sie Platzhalter:

1. [0-9] für beliebige Zahlen

2. [a-z] für beliebige Buchstaben

5. Wählen Sie aus, wie die beiden Ausdrücke gekoppelt werden sollen:

1. Koppeln:
   Ein „normal breites“ geschütztes Leerzeichen; Beispiel: 251 Millionen Euro.

2. Eng koppeln:
   Ein schmaleres geschütztes Leerzeichen, reduziert den Abstand zwischen den Ausdrücken; Beispiel: 100 %.

3. Abstand unterdrücken:
   Ein unterdrücktes Leerzeichen, d. h. kein Abstand zwischen den Ausdrücken; vor allem geeignet, wenn für verschiedene Sprachen unterschiedliche Regeln gelten; Beispiel: Abstand, der im Deutschen zwischen Ziffer und Prozentzeichen steht, soll im Englischen unterdrückt werden.

4. Abstand erzwingen:
   Ein geschütztes Leerzeichen, und zwar auch, wenn es bei der Texterfassung nicht eingegeben wurde; Beispiel: „[0-9]“ und „%“.

6. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
   → Sie haben eine Koppler-Regel hinzugefügt.

Die Silbentrennung

Hier können Sie festlegen, an welchen Stellen bestimmte Wörter getrennt werden können. Damit können Sie Trennvorschläge festlegen, wie Word bei der Silbentrennung bestimmte Wörter trennt.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So geben Sie eine neue Wort als Silbentrennungsregel ein:

1. Wählen Sie im Menüband „*Veröffentlichen“ in der Gruppe „Typografie“ den Knopf „Typografie-Funktionen“.
   → Der Typografie-Aufgabenbereich öffnet sich.

2. Wählen Sie im Aufgabenbereich auf der Registerkarte „Silbentrennung“ den Knopf „Regel hinzufügen“.
   → Ein Eingabedialog öffnet sich.

3. Geben Sie den gewünschten Begriff im Eingabedialog ein.

4. Stellen Sie den Cursor an die Stelle(n), an der Sie das Wort getrennt haben möchten und klicken Sie auf den Silbentrennungs-Knopf. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Stellen, an denen Sie das Wort getrennt haben möchten.

5. Bestätigen Sie den Dialog mit Klick auf „OK“.
   → Sie haben eine neue Silbentrennungsregel hinzugefügt.

Wort nie trennen

Mit der Funktion "Wort nie trennen" können Sie Wörter festlegen, die in Ihrem Dokument stets zusammengehalten werden und bei Zeilenumbrüchen nicht getrennt werden. So können Sie beispielweise besser ihre Corporate Identity einhalten.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So geben Sie eine neue Wort nie trennen-Regel ein:

1. Wählen Sie im Menüband „*Veröffentlichen“ in der Gruppe „Typografie“ den Knopf „Typografie-Funktionen“.
   → Der Typografie-Aufgabenbereich öffnet sich.

2. Wählen Sie im Aufgabenbereich auf der Registerkarte „Wort nie trennen“ den Knopf „Regel hinzufügen“.
   → Ein Eingabedialog öffnet sich.

3. Geben Sie den gewünschten Begriff im Eingabedialog ein.

4. Bestätigen Sie den Dialog mit Klick auf „OK“.
   → Sie haben eine neue Wort nie trennen-Regel erstellt.

Die Typografie-Funktionen ausführen

Mit einem Mausklick werden alle Typografie-Funktionen ausgeführt. Dabei werden Koppler gesetzt, Wörter von der Silbentrennung ausgenommen und Trennungen für bestimmte Wörter angewendet.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So führen Sie die firesys-Typografie-Funktionen in Word aus:

1. Setzen Sie den Mauszeiger an eine beliebige Stelle in Ihrem Dokument, um die Typographie-Funktionen im ganzen Dokument auszuführen.

2. Markieren Sie einen Textbereich in Word, um die Typografie-Funktionen nur für einen bestimmten Bereich in Ihrem Dokument auszuführen.

1. Klicken Sie im Menüband „*Veröffentlichen“ in der Gruppe „Typografie“ auf den Knopf „Starten“.
   → Eine Abfrage erscheint, ob alle Typografie-Funktionen nun ausgeführt werden sollen.

2. Bestätigen Sie den Dialog mit „Ok“.
   → Die Typografie-Funktionen von firesys werden ausgeführt.
   → Es erscheint ein Ergebnisdialog, der Ihnen die vorgenommenen Änderungen zusammenfassend anzeigt.

Laufweite und Wortabstand verringern

Wenn Sie Ihren Text schnell um eine Zeile kürzen wollen genügt ein Mausklick.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So verändern Sie die Laufweite in Ihrem Dokument:

1. Markieren Sie den Textbereich in Ihrem Dokument, dessen Laufweite angepasst werden soll.

2. Klicken Sie im Menüband auf „*Veröffentlichen“. In der Gruppe „Typografie“ wählen Sie unter der Funktion „Wortabstand“ den benötigten Knopf.
   Hinweis: In diesem Beispiel wird die Laufweite mithilfe der Funktion „Verringern“ auf einen kleineren Wert als vorher gestellt.
   → Die Laufweite Ihres markierten Textbereichs wird um 0,05 Pt angepasst.

Excel

Menüband Gestaltung

Eine Tabelle gestalten mit dem StyleGuide

Gestalten Sie Ihre Inhalte in Excel mit dem StyleGuide.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So verändern Sie die Formatierung Ihrer Excel-Tabelle mithilfe des StyleGuides:

1. Setzen Sie den Mauszeiger in die Zeile ode Zelle in Ihrer Excel-Arbeitsmappe, die Sie formatieren möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf den Knopf „StyleGuide“.
   → Der StyleGuide-Arbeitsbereich öffnet sich.

3. Klicken Sie im Listenbereich des Arbeitsbereichs auf die gewünschte Formatierungsebene.
   → Der kompletten Zeile Ihrer Tabelle wird nun die gewünschte Formatierung zugewiesen.

Eine Tabelle für den Word-Import vorbereiten

Mit den folgenden Schritten bereiten Sie die Tabelle vor, um Sie mit Ihrem Word-Dokument zu verbinden.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So können Sie in Excel einer Tabelle Bereiche zuweisen:

1. Um eine Tabelle in Word einfügen zu können, benötigt diese einen zugewiesenen Namen oder Druckbereich. Wählen Sie hierzu den kompletten Bereich der Tabelle in Ihrem Excel-Dokument aus.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Bereiche“ auf den Knopf „Druckbereich“, um die zuvor festgelegte Auswahl als Druckbereich festzulegen.
   → Der Druckbereich wird festgelegt, die Tabelle kann jetzt in Word benutzt werden (siehe Eine Tabelle aus einer Datei einfügen).

Um einen Zeilentyp zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die entsprechende Zeile, bzw. eine Zelle aus dieser Zeile, die Sie zuweisen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf „Zeilentypen“.
   → Es öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Optionen.

3. Wählen Sie den Zeilentypen, den Sie zuweisen möchten – z.B. „Tabellenkopf einzelne“ für die Tabellenkopfzeile.
   → Der Zeilentyp wird zugewiesen.

Um eine Spaltenhervorhebung zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die hervorzuhebende Spalte.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf das Menü „Highlight“ und wählen Sie ein Highlight aus dem Dropdown-Menü aus.
   → Das Highlight wird zugewiesen.

Formatvorlagen aus Excel-Arbeitsmappe entfernen

Entfernen Sie alle unbenötigten oder doppelten Formatvorlagen aus Ihrer Excel-Arbeitsmappe.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Um überflüssige Formatvorlagen zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf den unteren Teil des Split-Buttons „StyleGuide“ und wählen die Funktion „Formatvorlagen entfernen“.
   → Ein Dialog öffnet sich.

Hinweis: Sollten sich in Ihrem Dokument keine ungenutzten Formatvorlagen befinden, erscheint ein Informationsdialog.

2. Wählen Sie im Dialog die gewünschten Formatvorlagen, die entfernt werden sollen. Sie haben dabei zwei Möglichkeiten:

1. Wählen Sie einzelne angezeigten Formatvorlagen aus der Liste aus.

2. Klicken Sie auf „Sichtbare auswählen“, um alle aktuell angezeigten Formatvorlagen auszuwählen.
   Hinweis: Sie können mit der Suchfunktion jederzeit die angezeigten Formatvorlagen nach Ihren Wünschen filtern.

3. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf „Ok“.
   → Ein abschließender Ereignisbericht zeigt Ihnen eine Übersicht über die Anzahl der entfernten Formatvorlagen.

Zellen farbig formatieren mit der Funktion „Hervorheben“

Markiert die ausgewählten Zellen gelb bzw. entfernt diese Markierung, damit diese nach Word übernommen werden. Zahlen oder Texte in Tabellen die noch abzustimmen sind können so nachhaltig gekennzeichnet werden.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie die Hervorhebungs-Funktionen von firesys:

1. Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie auf dem Arbeitsblatt die Zellen, die Sie hervorheben möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf den Knopf „Hervorhebung“ und wählen die Funktion „Hervohebung (gelb)“ aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden gelb hervorgehoben.

3. Wechseln Sie nun in das entsprechende Word-Dokument und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus.

4. Klicken Sie in der Gruppe „firesys“ auf den Knopf „firesys-Einstellungen“ und wählen Sie den Reiter „Daten aus Excel“ aus.

5. Aktivieren Sie in der Gruppe „Zahlen verbergen“ die Funktion „Hervorhebungen aus Excel übertragen“.

6. Schließen Sie die firesys-Einstellungen.

7. Klicken Sie im Reiter „*Inhalt“, in der Gruppe „Excel-Daten“ auf den Knopf „Aktualisieren*“.
   → Die ausgewählte Tabelle wird aktualisiert und die hervorgehobenen Zellen werden gelb hervorgehoben.

Zellen farbig formatieren mit der Funktion „Zahlen verbergen“

Markiert die ausgewählten Zellen rot bzw. entfernt diese Markierung, damit Sie beim Übertragen nach Word durch x-Zeichen ersetzt werden. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie Ihre vertraulichen Daten außer Haus geben möchten, zum Beispiel an Ihren Übersetzer.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie die Hervorhebungs-Funktionen von firesys:

1. Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie auf dem Arbeitsblatt die Zellen, die Sie hervorheben möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf den Knopf „Hervorhebung“ und wählen die Funktion „Zahlen verbergen (rot)“ aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden rot hervorgehoben.

3. Wechseln Sie nun in das entsprechende Word-Dokument und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus.

4. Klicken Sie in der Gruppe „firesys“ auf den Knopf „firesys-Einstellungen“ und wählen Sie den Reiter „Daten aus Excel“ aus.

5. In der Gruppe „Zahlen verbergen“ können Sie die Funktion „Excel-Zellen mit rotem Hintergrund beim Einlesen verbergen“ aktivieren und anschließend die Anzahl der X-Zeichen, die die Zahlen ersetzen sollen, festlegen.

6. Schließen Sie die firesys-Einstellungen.

7. Klicken Sie im Reiter „*Inhalt“, in der Gruppe „Excel-Daten“ auf den Knopf „Aktualisieren*“.
   → Die ausgewählte Tabelle wird aktualisiert und die Zahlen werden durch X-Zeichen und eine magentafarbene Hervorhebung ersetzt.

Zellen farbig formatieren mit der Funktion „Zahlenformat ignorieren“

Markiert die ausgewählten Zellen grün bzw. entfernt diese Markierung, damit Sie beim Übertragen nach Word das in Word festgelegte Zahlenformat ignoriert.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie die Hervorhebungs-Funktionen von firesys:

1. Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie auf dem Arbeitsblatt die Zellen, die Sie hervorheben möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf den Knopf „Hervorhebung“ und wählen die Funktion "Zahlenformat ignorieren" (grün) aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden rot hervorgehoben.

3. Wechseln Sie nun in das entsprechende Word-Dokument und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus.

4. Klicken Sie In der Gruppe „firesys“ auf den Knopf „firesys-Einstellungen“ und wählen Sie den Reiter „Daten aus Excel“ aus.

5. In der Gruppe „Zahlen verbergen“ können Sie die Funktion „Excel-Zellen mit rotem Hintergrund beim Einlesen verbergen“ aktivieren und anschließend die Anzahl der X-Zeichen, die die Zahlen ersetzen sollen, festlegen.

6. Schließen Sie die firesys-Einstellungen.

7. Klicken Sie im Reiter „*Inhalt“, in der Gruppe „Excel-Daten“ auf den Knopf „Aktualisieren*“.
   → Die ausgewählte Tabelle wird aktualisiert und das Zahlenformat bleibt wie gewünscht erhalten und wird nicht durch das für die Zahlenwerte in Word festgelegte Format ersetzt.

Zellen farbig formatieren mit der Funktion „Klammern einlesen“

Markiert die ausgewählten Zellen blau bzw. entfernt diese Markierung, damit die Klammern beim Übertragen der Tabelle nach Word angezeigt werden.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

1. Wählen Sie in Excel das entsprechende Arbeitsblatt und die gewünschten Zellen aus.

2. Klicken Sie im Menüband "Gestaltung", in der Gruppe "Formatierung" auf den Knopf "Hervorhebung" .

3. Wählen Sie die Option "Klammern einlesen" (blau) aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden in Excel blau hervorgehoben.

4. Wechseln Sie in das entsprechende Word-Dokument, in dem die Excel-Tabelle verknüpft ist und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus.

5. Klicken Sie im Menüband "Inhalt", in der Gruppe "Excel-Daten" auf den Knopf "Aktuelles Excel-Objekt aktualisieren".
   → Die ausgewählte Tabelle wird aktualisiert und die Zahlenwerte aus Excel werden durch die Zahlen in Klammern ersetzt.

Zellen farbig formatieren mit der Funktion „Durchkreuzen“

Markiert die ausgewählten Zellen hellblau bzw. entfernt diese Markierung wieder. Bei Zellen die hellblau markiert sind werden beim Einlesen nach Word zwei diagonale Linien gesetzt. Dies kann beispielsweise in Berichten, die nach dem Solvency II Standard erstellt werden, genutzt werden.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie die Hervorhebungs-Funktionen von firesys:

1. Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie auf dem Arbeitsblatt die Zellen, die Sie hervorheben möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf den Knopf „Hervorhebung“ und wählen die Funktion „Durchkreuzen (hellblau)“ aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden hellblau hervorgehoben.

3. Wechseln Sie in das entsprechende Word-Dokument und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus.

4. Klicken Sie in der Gruppe „firesys“ auf den Knopf „firesys-Einstellungen“ und wählen Sie den Reiter „Daten aus Excel“ aus.

5. Aktivieren Sie in der Gruppe „Zahlen verbergen“ die Funktion „Hervorhebungen aus Excel übertragen“.

6. Schließen Sie die firesys-Einstellungen.

7. Klicken Sie im Reiter „*Inhalt“, in der Gruppe "Excel-Daten" auf den Knopf „Aktualisieren*“.
   → Die ausgewählte Tabelle wird aktualisiert und die im Excel-Dokument hervogehobenen Zellen werden durchkreuzt.

Zellen farbig formatieren mithilfe von bedingten Formatierungen

In firesys ist es möglich, die aus Excel bekannte Funktionalität der bedingten Formatierung zu verwenden. Hiermit können Sie Ihre Datensätze schnell farbig bzw. durch Symbole visualisieren - was Ihnen schnell beim Erkennen von Trends hilft.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So weisen Sie Tabellenzellen eine farbige bedingte Formatierung zu:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt in Excel und wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.

2. Klicken Sie im Menüband "*Premiumlayout" auf den Knopf "Bedingte Formatierung".

3. Wählen Sie im Drop-Down-Menü das Untermenü „Farbskalen“ aus - und wählen Sie die gewünschte Farbskala aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden, je nach ausgewählter Formatierungsskala, nun farbig hinterlegt.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So weisen Sie Tabellenzellen eine farbige bedingte Formatierung zu:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt in Excel und wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.

2. Klicken Sie im Menüband "*Premiumlayout" auf den Knopf "Bedingte Formatierung".

3. Wählen Sie im Drop-Down-Menü das Untermenü „Richtungen“ aus - und wählen Sie die gewünschte Pfeil-Konstellation aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden, je nach ausgewählter Formatierungsrichtung nun mit farbigen Hinweispfeilen versehen.

4. Wechseln Sie in das Word-Dokument, in der die verknüpfte Tabelle eingebunden ist.

5. Öffnen Sie die firesys-Einstellungen und überprüfen Sie, das im Reiter „Daten aus Excel“ in der Gruppe „Tabellengestaltung und Struktur“ die Funktion „Hervorhebung setzen“ ausgewählt ist.

6. Wählen Sie die gewünschte Tabelle aus und führen Sie die Funktion „Ausgewähltes Objekt aktualisieren“ im Menüband „Inhalt“ in der Gruppe „Excel-Daten“ aus.
   → Die Tabelle wird nun aktualisiert und die entsprechende bedingte Formatierung mit wird auf die Tabelle angewendet.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So weisen Sie Tabellenzellen eine farbige bedingte Formatierung zu:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt in Excel und wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.

2. Klicken Sie im Menüband "*Premiumlayout" auf den Knopf "Bedingte Formatierung".

3. Wählen Sie im Drop-Down-Menü das Untermenü „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ aus und wählen Sie das gewünschte Kriterium aus.
   → Es öffnet sich ein Dialog, indem Sie das Verhalten der bedingten Formatierung genauer festlegen können.

4. Wählen Sie im rechten Auswahldialog die Option „benutzerdefiniertes Format“ aus.

5. Wählen Sie im sich nun öffnenden Dialog das gewünschte Schriftbild aus, das verwendet werden soll, wenn die bedingte Formatierung dargestellt wird.

6. Speichern Sie das Excel-Dokument und wechseln Sie nach Word.

7. Stellen Sie sicher, dass in den firesys-Einstellungen in der Gruppe „Daten aus Excel“ im Unterpunkt „Tabellengestaltung und Struktur“ die Einstellung „Schriftfarbe“ aktiviert wurde.

8. Führen Sie die Funktion „Aktualisieren“ in der Gruppe „Excel-Daten“ im Menüband „*Inhalt“ aus.
   → Die Tabelle wird aktualisiert und die bedingte Formatierung auf die Tabelle angewendet.

Kontenberechnung auf automatisiertem Arbeitsblatt

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So können Sie über die Funktion „Summe“ Kontenberechnungen und Kontenaggregate auf einem automatisierten Arbeitsblatt erstellen:

1. Wählen Sie das automatisierte Arbeitsblatt aus.

2. Markieren Sie in der Zentralwertspalte die Zellen mit den Werten, die Sie für die Kontenberechnung/das Kontenaggregat nutzen wollen.

Hinweis: Es muss zusätzlich eine leere Zelle markiert werden, damit dort das Ergebnis der Kontenberechnung/des Kontenaggregats eingefügt werden kann.

3. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formeln“ auf den Knopf „Summe“.
   → Es erscheint der Dialog „Kontenberechnung/Kontenaggregat erstellen“. Hier wird eine eindeutige Bezeichnung für die Berechnung festgelegt, sowie die Kontengruppe ausgewählt, in der sich die für die Berechnung benötigten Werte befinden.

4. Wählen Sie für die Berechnung aus dem Listenbereich mit allen Kontenwerten die gewünschten Werte aus. Mit einem Linksklick auf die Werte werden diese addiert und mit einem Rechtsklick subtrahiert. Optional können Sie zusätzlich noch einen mathematischen Operator, einen Faktor und eine automatische Rundung des Ergebnisses einstellen.

5. Bestätigen Sie den Dialog mit „OK“.
   → Die Kontenberechnung/das Kontenaggregat wird Ihnen in der Zentralwertspalte angezeigt und automatisch in den MeetingPoint geschrieben.

Menüband Übersetzung

Ein Wörterbuch erstellen

Wenn die Texte der Hauptsprache in der ersten Spalte und die der Nebensprache in der zweiten Spalte des Druckbereichs stehen, können Sie mit einem Klick ein Wörterbuch erstellen.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie mit firesys ein Wörterbuch:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte „*Übersetzung“ in der Gruppe „Wörterbuch“ den Knopf „Erstellen / Aktualisieren“. Im folgenden Dialog bitte eine der beiden Optionen wählen:

1. Einsprachige Tabellen
   In diesem Fall wird der Text innerhalb der Druckbereiche Ihrer Arbeitsmappe als Hauptsprache (Sprache 1) eingetragen.

2. Zweisprachige Tabellen
   Haben Sie die Texte der Hauptsprache in der ersten Spalte und die der Nebensprache in der zweiten Spalte des Druckbereichs stehen wählen Sie diese Option. Spaltenbeschriftungen müssen manuell in den Übersetzungs-Manager eingetragen werden.

2. Überprüfen Sie die Angaben im folgenden Info-Fenster.
   Hinweis:Im Dialog können Sie erkennen, welche Arbeitsblätter Ihrer Excel-Arbeitsmappe in das Wörterbuch aufgenommen oder ignoriert werden. Tabellenblätter ohne Druckbereich und geschützte Tabellenblätter können nicht in das Wörterbuch aufgenommen werden.

3. Klicken Sie auf

1. „Abbrechen“, um die Einstellungen zu korrigieren

2. „OK“, um das Wörterbuch zu erstellen.
   → Das Wörterbuch wird erstellt.

Übersetzungen für Tabellen vorschlagen

Im Übersetzungs-Manager werden Ihnen automatisch Übersetzungen aus dem firesys-Wörterbuch vorgeschlagen.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So schlagen Sie mithilfe von firesys Übersetzungen für bereits vorhandene Begriffe in der Originalsprache vor:

1. Setzen Sie den Mauszeiger in die Zelle in Ihrer Excel-Arbeitsmappe, an der Sie für einen Begriff eine Übersetzung vorschlagen lassen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Übersetzung“ in der Gruppe „Wörterbuch“ auf den Knopf „Übersetzungs-Mananger“.
   → Der Übersetzungs-Manager wird geöffnet.

3. Der Begriff wird automatisch in der aktuell ausgewählten Excel-Zelle in der Listenansicht ausgewählt. Klicken Sie auf den Knopf „Übersetzung vorschlagen“ in der Gruppe „Übersetzung“.

4. Ein Dialog öffnet sich, indem Sie auswählen können,

1. ob für alle oder nur für den ausgewählten Begriff eine Übersetzung vorgeschlagen werden soll.

2. welche Sprachen für den Vorgang verwendet werden sollen.

5. Klicken Sie abschließend auf „Ok“ und beenden Sie den Vorgang.
   → Die Übersetzungen werden nach Ihren Vorgaben in der Listenansicht des Übersetzungs-Managers angezeigt.

Menüband Inhalt

Erstellen Sie eine Validierung

Die Validierungs-Funktion unterstützt bei der Festlegung der gewünschten Zahlenpaare der Validierung.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie eine neue Validierung in Excel ein:

1. Klicken Sie auf den Knopf „Validierung erstellen“ im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Validierungen“.
   → Ein Auswahldialog öffnet sich, der Ihnen die verschiedenen Validierungstypen anzeigt.

2. Wählen Sie hier die Funktion „Einzel-Validierung“.
   → Ihr Excel-Arbeitsblatt wird um den Validierungs-Arbeitsbereich erweitert.

3. Wählen Sie mit dem Mauszeiger die Zelle, für die die Validierung erstellt werden soll, aus und drücken Sie im Bereich „Wert 1 auswählen“ auf den Knopf „Wert aus Zelle übernehmen“.

4. Wählen Sie nun die Zelle in Ihrer Excel-Arbeitsmappe aus, die den zweiten Wert der Validierung enthält und drücken Sie im Bereich „Wert 2 auswählen“ auf den Knopf „Wert aus Zelle übernehmen“.

5. Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf „Ok“.
   → Ein Informationsdialog bestätigt Ihnen die Erstellung der Validierung.

6. Öffnen Sie mithilfe der Funktion „zum Validierungsblatt wechseln“ das Validierungsblatt.
   → Ihre Validierung wird angezeigt.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie eine neue Validierung in Excel ein:

1. Klicken Sie auf den Knopf „Validierung erstellen“ im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Validierungen“.
   → Ein Auswahldialog öffnet sich, der Ihnen die verschiedenen Validierungstypen anzeigt.

2. Wählen Sie die Funktion „Einzel-Validierung“.
   → Ihr Excel-Arbeitsblatt wird um den Validierungs-Arbeitsbereich erweitert.

3. Wählen Sie mit dem Mauszeiger die Zelle, für die die Validierung erstellt werden soll, aus und drücken Sie im Bereich „Wert 1 auswählen“ auf den Knopf „Wert aus Zelle übernehmen“.

4. Wählen Sie nun die Zelle in Ihrer Excel-Arbeitsmappe aus, die den zweiten Wert der Validierung enthält und drücken Sie im Bereich „Wert 2 auswählen“ auf den Knopf „Wert aus Zelle übernehmen“.

5. Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf „Ok“.
   → Ein Informationsdialog bestätigt Ihnen die Erstellung der Validierung. Anschließend können Sie mithilfe der Funktion „zum Validierungsblatt wechseln“ das Validierungsblatt öffnen, wo Ihnen Ihre Validierung angezeigt wird.

Erstellen Sie eine Autovalidierung

Die Autovalidierung ist ein Werkzeug von firesys, das Ihnen anhand der Auswahl einer Zelle schnell eine Validierung erstellt.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie eine Auto-Validierung:

1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, in der Sie eine Autovalidierung erstellen wollen.

2. Wählen Sie die gewünschte Zelle aus.

3. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Validierung“ auf den Knopf „Erstellen“.
   → Es öffnet sich ein Dialog.

4. Klicken Sie im Dialog auf „Autovalidierung“.
   → Ein Dialog öffnet sich, in dem Sie eine Autovalidierung erstellen und nach Ihren Anforderungen konfigurieren können.

5. Nehmen Sie Ihre Anpassungen vor.
   → Auf dem Validierungsblatt können Sie sich über all Ihre Validierungen informieren.

Eine Abweichung freigeben

Sie können in firesys beim Verwenden der Validierungsfunktion zusätzlich auch Abweichungen, die Sie für die weitere Verwendung manuell freigeben möchten, mit einer der Werkzeuge von firesys nach Ihren Vorstellungen freigeben.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So geben Sie Abweichungen von Validierungen frei:

1. Klicken Sie in Excel in der Gruppe „firesys“ auf den violetten Pfeil, um zum Validierungsblatt zu wechseln.

2. Wählen Sie auf dem Validierungsblatt die Validierung aus, für die Sie eine Abweichung freigeben möchten.
   → Ein Dialogfenster öffnet sich

3. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Validierungen“ auf die Funktion „Bearbeiten“. Wählen Sie hier die Option „Abweichung freigeben“ aus.

4. Geben Sie den neuen Delta-Wert ein, um die maximale Abweichung festzulegen. Optional haben Sie die Möglichkeiten, die aktuellen Werte zu prüfen oder ein Kommentar zu der freigegebenen Validierung hinzuzufügen.

5. Bestätigen Sie die Änderung mit dem abschließenden Klick auf „Ok“.




6. Zur Kontrolle:
   Der vorher rot hervorgehobene Validierungswert wechselt nun auf auf die Schriftfarbe Schwarz. Zusätzlich können Sie mit der Maus über das rote Dreieck rechts oberhalb des Wertes fahren. Hier werden Ihnen die Informationen über die Zeit, den Autor und die Werte der freigegebenen Validierung eingeblendet.

Einen manuellen Wert erstellen

Ein manueller Wert ist einer der verschiedenen Werte-Typen in firesys, mit dem Sie mithilfe des MeetingPoint Zahlen dateiübergreifend verwenden können.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie einen manuellen Wert:

1. Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und aktiveren Sie firesys.
   Hinweis: Es wird vorausgesetzt, dass ein kompatibler MeetingPoint bereits angebunden wurde.

2. Öffnen Sie Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ den Zentralwert-Manager.

3. Klicken Sie in der Gruppe „Verwaltung“ auf den Knopf „Hinzufügen“.
   → Ein Auswahl-Dialog öffnet sich.

4. Wählen Sie die Option „Manueller Wert“ aus.
   → Ein Eingabedialog öffnet sich.

5. Wählen Sie eine Bezeichnung und einen Zahlenwert, den Sie dem manuellen Wert zuweisen können. Optional ist es möglich, ein Kommentar zu hinterlegen. Anschließend bitte mit einem Klick auf „Ok“ bestätigen.
   → Der manuelle Wert wird erstellt.

Einen manuellen Wert einfügen

Sie können einen manuellen Wert in Excel jederzeit in einer Zelle Ihrer Wahl einfügen (diese Zelle darf keinen anderen Zentralwert enthalten).

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie einen manuellen Wert ein:

1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, in der der manuelle Wert eingefügt werden soll.

2. Wählen Sie die gewünschte Zelle aus.

3. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Einfügen“.
   → Ein Arbeitsbereich öffnet sich.
   

4. Wählen Sie im Bereich „Datentyp“ im Drop-Down-Menü den Eintrag „Manuelle Werte“ aus.

5. Wählen Sie im Bereich „Aktionen“ im Listenbereich den gewünschten Wert aus und klicken Sie anschließend auf den linken Knopf „Ausgewählten Wert einfügen“.
   → Der manuelle Wert wird eingefügt.

Einen Senderwert erstellen

Ein Senderwert ist einer der verschiedenen Werte-Typen in firesys, mit dem Sie mithilfe des MeetingPoint Zahlen dateiübergreifend verwenden können. Hierbei ist die Unterscheidung zwischen dem Sender- und dem Empfängerwert wichtig.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie einen Senderwert:

1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, die den gewünschten Senderwert enthält.

2. Markieren Sie die Zelle des gewünschten Senderwertes.

3. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Einfügen“.
   → Ein Dialog öffnet sich.

4. Wählen Sie die Option "Senderwert" aus.
   
   Hinweis: Sie müssen die Excel-Datei vorher speichern und es muss eine Zelle, die eine Zahl enthält, ausgewählt werden.
   
   → Ein Dialogfenster öffnet sich, der Ihnen die Position und den aktuellen Wert der ausgewählten Zelle anzeigt.

5. Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung.

6. Sie können optional einen Kommentar hinzufügen.

7. Klicken Sie auf „Ok“.
   → Der Senderwert wird erstellt.

Einen Senderwert einfügen

Sie können einen Senderwert in Excel jederzeit in einer Zelle Ihrer Wahl einfügen (diese Zelle darf keinen anderen Zentralwert enthalten).

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie einen Senderwert ein:

1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, in der der Senderwert eingefügt werden soll.

2. Wählen Sie die gewünschte Zelle aus.

3. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Einfügen“.
   → Ein Dialog öffnet sich.
   

4. Wählen Sie die Option „Zentralwert“.
   
   Hinweis: Sie müssen die Excel-Datei vorher speichern.
   
   → Der Arbeitsbereich "Werte einfügen" öffnet sich.

5. Wählen Sie im Bereich „Datentyp“ im Drop-Down-Menü den Eintrag „Senderwerte“ aus.

6. Wählen Sie im Listenbereich „Aktionen“ den gewünschten Wert aus.

7. Klicken Sie auf den Knopf „Ausgewählten Wert einfügen“.
   → Der Senderwert wird eingefügt.

Eine Import-Definition erstellen

Definieren Sie wie die Daten aus dem Vorsystem mithilfe von firesys "modelliert" in den MeetingPoint übertragen werden.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie eine neue Import-Definition im Daten-Import-Manager hinzu:

1. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Daten-Import“ den Knopf „Daten-Import-Manager“.
   → Der Daten-Import-Manager öffnet sich.

2. Wählen Sie in der Gruppe „Import-Definition” den Knopf „Erstellen“.
   → Ein Dialog erscheint. Sie befinden sich in der Dateiauswahl.

Dateiauswahl: Im Dialog haben Sie die Möglichkeit eine Datenquelle auszuwählen, aus der die Daten eingelesen werden sollen. Im Bereich Details können der Import-Definition weitere Metainformationen hinzugefügt werden. Als Ziel für Ihre Daten kann ein bereits bestehender Stichtag im firesys-MeetingPoint genutzt oder ein neuer an dieser Stelle definiert werden.

3. Mit Klick auf „Weiter” gelangen Sie auf den Reiter „Dateieinstellungen”.

Dateieinstellungen: Legen Sie fest, ob in der Import-Datei Spaltenüberschriften vorhanden sind. Ist dies der Fall, wird durch die Option die erste Zeile der Datei nicht mit übertragen. Desweiteren muss das Spaltentrennzeichen angegeben werden, damit firesys die Datensätze korrekt erkennen und übertragen kann.

4. Im Bereich „Zahlenformat” wird das Dezimaltrennzeichen und das Tausendertrennzeichen der Import-Datei eingestellt.

5. Mit Klick auf „Weiter” gelangen Sie auf den Reiter „Zuordnung & Optionen”.

Zuordnung & Optionen: Im Bereich „Spaltenzuordnung und Vorschau” müssen die Datensätze strukturiert werden. Der Bereich enthält die Live-Ansicht der Einleseoptionen. Um die Daten in den firesys-MeetingPoint zu importieren müssen die Spalten der Import-Datei definiert werden. Es gibt vier Typen für die Datenspalten zur Auswahl:

• Konto

• Bezeichnung

• Wert

• Kommentar

6. Die Spalten Konto, Bezeichnung und Wert sind für den Daten-Import zwingend erforderlich; die Spalte Kommentar ist optional. Alle Spalten können nur einmal zugewiesen werden.

7. Im Bereich „Einleseoptionen” können können zusätzliche Optionen erstellt werden, die beim Einlesen der Daten angewendet werden. Mithilfe dieser Optionen können die Daten modelliert und anschließend in den firesys-MeetingPoint überführt werden.

8. Im Video wird eine Option erstellt, dass die Kontenwerte beim Übertragen durch 1 Millionen dividiert werden sollen.

9. Es gibt weitere Optionen, die Auswahlmöglichkeiten sind abhängig von der „Zielspalte”.

10. Wenn Sie mit mehreren Einleseoptionen arbeiten möchten muss die Reihenfolge, in der die Optionen angewendet werden sollen, definiert werden.

11. Mit Klick auf „Fertig stellen” gelangen Sie in den Daten-Import-Manager.
    → Die erstellte Import-Definition steht Ihnen nun zur Verfügung.

Einen Kontowert erstellen

Sie können mithilfe der Kontenmappe rasch eine große Anzahl von einzelnen Kontenwerten in den MeetingPoint übertragen und diese Kontenwerte anschließend dateiübergreifend verwenden, z.B. für eine Kontenberechnung. Zusätzlich können im MeetingPoint hinterlegte Kontenwerte auch in Excel-Arbeitsblätter eingefügt werden.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie einen Kontenwert:

1. Öffnen Sie dazu eine Excel-Arbeitsmappe und aktiveren Sie firesys.
   Hinweis: Es wird vorausgesetzt, dass ein kompatibler MeetingPoint bereits angebunden wurde.

2. Klicken Sie Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf "Zentralwert-Manager".
   → Der Zentralwert-Manager öffnet sich.

3. Klicken Sie in der Gruppe „Verwaltung“ auf den Knopf „Hinzufügen“.
   → Ein Auswahl-Dialog öffnet sich.

4. Wählen Sie die Option „Kontengruppe“ aus und geben Sie anschließend im Eingabedialog den gewünschten Namen ein.

5. Schließen Sie anschließend den Zentralwert-Manager und klicken in der Gruppe „Kontomappe“ auf den Knopf „Erstellen“.
   → Es öffnet sich ein Dialog.

6. Wählen Sie die Kontenmappe, in die die Kontenwerte geschrieben werden sollen, ob Sie eine neue Kontomappe erstellt werden soll, und ob eine bereits vorhandene aus dem MeetingPoint geladen werden soll.

7. Es öffnet sich ein neues Excel-Arbeitsblatt, in dem Sie die Bestandteile der einzelnen Kontenwerte definieren können.

8. Mithilfe der Funktion „Übertragen“ (in der Gruppe „Kontomappe“) können Sie alle in der Kontomappe vorhandenen Kontenwerte in den MeetingPoint übertragen.
   → Sie haben einen Kontenwert erstellt.

Einen Kontowert einfügen

Das Einfügen eines Kontenwertes wird über den „Werte einfügen“-Arbeitsbereich abgebildet. Dabei können Sie einen Kontowert in Excel jederzeit in einer Zelle Ihrer Wahl einfügen (diese Zelle darf keinen anderen Zentralwert enthalten).

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie einen Kontenwert ein:

1. Öffnen Sie dazu die Excel-Arbeitsmappe, in der der Kontenwert eingefügt werden soll.

2. Wählen Sie die gewünschte Zelle aus.

3. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Einfügen“.
   → Es öffnet sich der „Einfügen“-Arbeitsbereich.

4. Wählen Sie im Drop-Down-Menü im Bereich „Datentyp“ den Wertetyp „Kontenwerte“ aus

5. Wählen Sie im Listenbereich den gewünschten Kontenwert aus und klicken Sie im Bereich „Aktionen“ auf den linken Knopf „Ausgewählten Wert einfügen“.
   → Der Kontowert wird eingefügt.

Ein Automatisiertes Arbeitsblatt einfügen

Erstellen Sie ein automatisiertes Arbeitsblatt, das Ihnen erlaubt, Zentralwerte aus dem MeetingPoint effizient einzufügen.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie ein Automatisiertes Arbeitsblatt:

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie das Automatisierte Arbeitsblatt erstellen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Einfügen“.
   → Es öffnet sich ein Auswahldialog.

3. Wählen Sie „Automatisiertes Arbeitsblatt“ aus.

4. Geben Sie Ihrem Automatisierten Arbeitsblatt einen Namen.

5. Wählen Sie in den Zahlenspalten aus, welche Stichtage Ihr Automatisiertes Arbeitsblatt aufweisen soll.

6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf „OK“.
   → Das Automatisierte Arbeitsblatt wird mit den ausgewählten Werten eingefügt und Sie können es weiter bearbeiten.

Ein Arbeitsblatt automatisieren

Fügen Sie Konten oder Kontenberechnungen aus dem MeetingPoint ein. Anhand der Zuordnung der Stichtage für die einzelnen Spalten werden die zugehörigen Werte des Kontos eingefügt.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie Konten und Kontenberechnungen in ein automatisiertes Arbeitsblatt ein:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, auf dem Konten und/oder Kontenberechnungen eingefügt werden sollen.

2. Wählen Sie in der Zentralwertspalte die Zeile aus, in der das keydate einfügt werden soll.

3. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Einfügen".
   → Es öffnet sich ein Auswahldialog.

4. Klicken Sie auf „Arbeitsblatt automatisieren“.
   → Rechts erscheint der Arbeitsbereich „Arbeitsblatt automatisieren“.

5. Klicken Sie unter „Aktionen“ auf den rechten Knopf, um das keydate automatisch einfügen zu lassen.

6. Um nun eine Kontenberechnung einzufügen, wählen Sie im Dropdown Bereich unter Datentyp „Kontenberechnung“.
   → Nun sehen Sie die Auswahl an Kontenberechnungen unter „Werte“.

7. Wählen Sie die Kontenberechnung aus, die eingefügt werden soll.

8. Klicken Sie auf den linken Knopf unter „Aktionen“, um die Werte in die Tabelle einzufügen.

9. Klicken Sie als in die Zeile der Zentralwertspalte, in der ein Konto eingefügt werden soll.

10. Wählen Sie im Arbeitsbereich unter Datentyp „Konten“ aus.

11. Unter „Werte“ können Sie nun das Konto auswählen, das eingefügt werden soll. Um in einer großen Menge Konten ein bestimmtes zu finden, können Sie auch im Suchfeld direkt nach einem bestimmten Konto suchen.

12. Klicken Sie unter „Aktionen“ auf den linken Knopf, um den Wert des Kontos in der ausgewählten Zeile einzufügen.

Ein Arbeitsblatt bearbeiten

Es können Text- und Zahlenspalten sowie weitere Zentralwertspalten auf dem automatisierten Arbeitsblatt ergänzt werden. Die Definition der Spalten kann ebenfalls angepasst werden.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So weisen Sie einer Wertespalte eine neue Zentralwertspalte zu:

1. Öffnen Sie das automatisierte Arbeitsblatt, in dem eine Wertespalte einer neuen Zentralwertspalte zugewiesen werden soll.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Bearbeiten“.
   → Es öffnet sich rechts der Arbeitsbereich „Definition“.

3. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Spalte, die die neue Zentralwertspalte werden soll.

4. Wählen Sie im Arbeitsbereich die Spalte aus, die verändert werden soll und klicken Sie den Knopf in der Zeile „Zentralwertspalte“
   → Der Name der neuen Zentralwertspalte wird nun in der Zeile angezeigt.

5. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf die „Diskette” oben links im Arbeitsbereich klicken.
   → Der Name der neuen Zentralwertspalte wird nun in der Zeile angezeigt.

Kontenberechnung erstellen

Sie können eine Kontenberechnung aus einzelnen Kontenwerten erstellen, die Ihnen die Addition/Subtraktion mehrerer Positionen ermöglicht.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie einen Kontenberechnung:

1. Stellen Sie sicher, dass bereits Kontenwerte in Ihrem MeetingPoint hinterlegt sind.

2. Öffnen Sie Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ den Zentralwert-Manager.

3. Klicken Sie in der Gruppe „Verwaltung“ auf den Knopf „Hinzufügen“.
   → Ein Auswahl-Dialog öffnet sich.

4. Wählen Sie die Option „Kontenberechnung“ aus.
   → Der Kontenberechnungs-Dialog öffnet sich.

5. Hier müssen Sie eine für die verwendete Kontenberechnung eindeutige Bezeichnung festlegen und die Kontengruppe, in der sich die für die Kontenberechnung benötigten Kontenwerte befinden, auswählen.

6. Wählen Sie aus dem Listenbereich mit allen Kontenwerten mit einem Linksklick die zur Addition - und einem Rechtsklick zur Subtraktion gewünschten Kontenwerte aus.

Optionale Möglichkeiten:


7. Sie können zusätzlich noch einen mathematischen Operator, einen Faktor und eine automatische Rundung des Ergebnisses einstellen.

8. Verlassen Sie den Dialog mit einem Klick auf den Knopf „OK“.
   → Die Kontenberechnung wird nun automatisch in den MeetingPoint übertragen.

Kontenberechnung einfügen

Das Einfügen einer Kontenberechnung wird über den „Werte einfügen“-Arbeitsbereich abgebildet. Dabei können Sie eine Kontenberechnung in Excel jederzeit in einer Zelle Ihrer Wahl einfügen (diese Zelle darf keinen anderen Zentralwert enthalten).

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So fügen Sie eine Kontenberechnung ein:

1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, in der die Kontenberechnung eingefügt werden soll.

2. Wählen Sie die gewünschte Zelle aus.

3. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Einfügen“.
   → Es öffnet sich ein Dialog.

4. Klicken Sie auf "Zentralwert".
   → Es öffnet sich der Arbeitsbereich "Werte einfügen".

5. Wählen Sie im Arbeitsbereich als Datentyp „Kontenberechnung“ aus und anschließend die gewünschte Kontogruppe und den korrekten Stichtag.

6. Im Listenbereich erscheinen die hinterlegten Kontenberechnungen. Wählen Sie hier die gewünschte Kontenberechnung aus.

7. Sollte kein manueller Rundungswert benötigt werden können Sie mit einem Klick auf den Knopf "Ausgewählten Wert einfügen" im Bereich „Aktionen“ die Kontenberechnung einfügen.
   → Die Kontenberechnung wird in die ausgewählte Zelle eingefügt.

Kontenberechnung bearbeiten

In firesys ist es stets möglich, festgelegte „Kontenberechnungen“-Konfigurationen nachträglich zu bearbeiten.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So bearbeiten Sie einen Kontenberechnung:

1. Stellen Sie sicher, dass bereits eine Kontenberechnung in Ihrem MeetingPoint hinterlegt ist.

2. Öffnen Sie Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ den Zentralwert-Manager.

3. Navigieren Sie Sie in der Listenansicht zur gewünschten Kontenberechnung.

4. Klicken Sie in der Gruppe „Verwaltung“ auf den Knopf „Bearbeiten“.
   → Der Kontenberechnungs-Dialog öffnet sich.

5. Wählen Sie aus dem Listenbereich mit allen Kontenwerten mit einem Linksklick die zur Addition - und einem Rechtsklick zur Subtraktion gewünschten Kontenwerte aus.

6. Sie können zusätzlich noch einen mathematischen Operator, einen Faktor und eine automatische Rundung des Ergebnisses einstellen.

7. Verlassen Sie den Dialog mit einem Klick auf den Knopf „OK“.
   → Die Kontenberechnung wird nun automatisch im MeetingPoint angepasst.

8. Haben Sie die Kontenberechnung bereits in Ihrer Excel-Arbeitsmappe eingefügt, klicken Sie im Anschluss im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Werte synchronisieren”.
   → Die Anpassungen werde nach Excel übernommen.

Der manuelle Rundungswert

Sie können mit firesys Ihre Kontenberechnungen mithilfe des manuellen Rundungswertes nachträglich zur Präsentation der Ergebnisse noch anpassen.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie den manuellen Rundungswert in firesys:

• Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie auf dem Arbeitsblatt die Zelle, deren Kontenberechnung oder Kontenaggregat mit einem Rundungswert versehen werden soll.

• Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Einfügen“.

• Der Rundungs-Assistent öffnet sich.

• Tragen Sie den gewünschten positiven oder negativen Rundungswert ein ein.

• Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Ok“.

• Anschließend können Sie die gewünschte Kontenberechnung oder das gewünschte Kontenaggregat auswählen und mithilfe der Funktion „Werte einfügen“ auf Ihrem Arbeitsblatt einfügen.

Werte synchronisieren

Die Integrität und Validität Ihrer Zentralwerte können Sie mit der Funktion „Werte synchronisieren“ schnell überprüfen und ggf. wiederhergestellen.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So führen Sie eine Synchronisierung Ihrer Zentralwerte durch:

1. Stellen Sie sicher, dass bereits Zentralwerte in Ihrer Arbeitsmappe vorhanden sind.

2. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, deren Zentralwerte synchronisiert werden sollen.

3. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf den Knopf „Werte synchronisieren“.
   → Ein Fortschrittsdialog erscheint, der Sie über den Fortschritt der Synchronisation informiert und anschließend ein Ergebnisbericht.

4. Mit einem Klick auf „Schließen“ beenden Sie die Synchronisation.
   Wichtiger Hinweis:
   Sollten bei der Synchronisation Konflikte aufgetreten sein, erscheint ein Übersichts-Manager, der Ihnen alle Konflikte auflistet.

Zentralwerte hervorheben

Sie können sich bei der Arbeit mit firesys stets schnell mithilfe des Blatt-Inspektors anzeigen lassen, welche Zellen Ihrer Arbeitsmappe aktuell mit dem MeetingPoint als Zentralwert interagieren.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So heben Sie einen Zentralwerte auf Ihrem Arbeitsblatt hervor:

1. Öffnen Sie dazu eine Excel-Arbeitsmappe und aktiveren Sie firesys.
   Hinweis: Es wird vorausgesetzt, dass ein kompatibler MeetingPoint bereits angebunden wurde.

2. Öffnen Sie Sie im Menüband „*Status“ in der Gruppe „Information„ den Blatt-Inspektor.

3. Klicken Sie im Arbeitsbereich in der Gruppe „Zentralwerte auswählen“ auf einen der beiden Knöpfe.
   → Beim Klick auf das linke Symbol (Zentralwerte auswählen) werden Ihnen alle Excel-Zellen farbig hervorgehoben, die Informationen aus dem MeetingPoint erhalten.
   → Beim Klick auf das rechte Symbol (Senderzellen auswählen) werden Ihnen alle Excel-Zellen farbig hervorgehoben, die Informationen an den MeetingPoint senden.

Zentralwert-Verlauf

Im Zentralwert-Manager können Sie sich den Zentralwert-Verlauf für manuelle-, Sender- und Kontenwerte anzeigen lassen.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So lassen Sie sich den Zentralwert-Verlauf für manuelle-, Sender- und Kontenwerte anzeigen:

1. Klicken Sie im Menüband "*Inhalt", in der Gruppe "Zentralwerte" auf den Knopf "Zentralwert-Manager.
   → Der Zentralwert-Manager öffnet sich.

2. Wählen Sie einen Wert aus.

3. Klicken Sie im Zentralwert-Manager in der Gruppe "Informationen" auf den Knopf "Zentralwert-Verlauf".
   → Es öffnet sich ein Ergebnisdialog, der Ihnen den Verlauf der Werte anzeigt.

Stichtag kopieren

Im Zentralwert-Manager können Sie einen bestehenden Stichtag plus die dazugehörigen Werte kopieren und diesem ein neues Datum zuweisen.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So können Sie im Zentralwert-Manager einen Stichtag kopieren:

1. Klicken Sie im Menüband "*Inhalt", in der Gruppe "Zentralwerte" auf den Knopf "Zentralwert-Manager.
   → Der Zentralwert-Manager öffnet sich.

2. Wählen Sie den Stichtag aus, den Sie kopieren möchten.

3. Klicken Sie im Zentralwert-Manager in der Gruppe Verwaltung auf den Knopf "Stichtag kopieren".
   → Ein Dialog öffnet sich.

4. Sie können ein neues Datum für die Stichtagskopie zuweisen.

5. Bestätigen Sie mit "OK".
   → Der Stichtag mit den dazugehörigen Werten wurde kopiert und mit einem neuen Datum versehen.

Eine neue bzw. bestehende Tabelle für das Vorrollen vorbereiten

Sie können Tabellen für Ihren nächsten Berichtszyklus mithilfe der „Vorrollen-Funktion“ vorbereiten.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Einrichtung der Vorrollen-Funktion

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle, die für die Verwendung mit der „Vorrollen“-Funktion eingerichtet werden soll, enthält.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“.
   → Der „Vorrollen“-Arbeitsbereich öffnet sich.

3. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, in die Werte aus einer anderen Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt.

4. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, aus der Werte in eine anderen Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun ebenfalls die ausgewählte Spalte angezeigt - und ein blauer Richtungspfeil zeigt Ihnen die Richtung der vorzurollenden Werte an.

5. Klicken Sie abschließend auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Das Ausführen der Funktion „Vorrollen“

1. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ auf den Knopf „Ausführen“.
   → Ein Dialog öffnet sich.

2. Der Dialog zeigt Ihnen Informationen zum letzten erfolgreichen „Vorrollen“-Vorgang an und ermöglicht optional, einen Freitext anzugeben, der in die „Vorrollen“-Historie übernommen wird. Möchten Sie vor dem Ausführen des „Vorrollen“-Vorgangs Informationen darüber erhalten, welche Arbeitsblätter vorgerollt werden, können Sie auf den Knopf „Statusupdate klicken“.

3. Mit einem Klick auf „Starten“ wird der „Vorrollen“-Vorgang gestartet.
   Hinweis: Ungespeicherte Änderungen müssen vorher unbedingt gespeichert werden - und zusätzlich legt firesys eine Sicherheitskopie Ihrer Arbeitsmappe an, der Sie ebenfalls zustimmen müssen.
   → Ihre Arbeitsmappe wird vorgerollt.

Eine neue bzw. bestehende Tabelle, die stichtagsabhängige Werte enthält, für das Vorrollen vorbereiten

Sie können Tabellen, die Zentralwerte und stichtagsabhängige Werte enthalten, für Ihren nächsten Berichtszyklus mithilfe der „Vorrollen-Funktion“ vorbereiten.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Einrichtung der Vorrollen-Funktion

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle, die für die Verwendung mit der „Vorrollen“-Funktion eingerichtet werden soll, enthält.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“. Der „Vorrollen“-Arbeitsbereich öffnet sich.

3. Wählen Sie im Drop-Down-Menü „Kontogruppe“ die betreffende Kontogruppe aus, aus der die Kontenwerte, bzw. -berechnungen stammen, die in sich in der vorzurollenden Spalte befinden.

4. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, aus der die Werte in eine andere Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt.

5. Wählen Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich im Listenbereich den vorher angelegten Eintrag aus und weisen Sie im Drop-Down-Menü dem Eintrag den korrekten Stichtag zu.

6. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, in die die Werte aus einer anderen Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt - und ein blauer Richtungspfeil zeigt Ihnen die Richtung der vorzurollenden Werte an.

7. Wählen Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich im Listenbereich den vorher angelegten Eintrag aus und weisen Sie im Drop-Down-Menü dem Eintrag den korrekten Stichtag zu.

8. Klicken Sie auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Das Ausführen der Funktion „Vorrollen“

1. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ auf den Knopf „Ausführen“.
   → Ein Dialog öffnet sich, der Ihnen Informationen zum letzten erfolgreichen „Vorrollen“-Vorgang anzeigt und optional ermöglicht, einen Freitext anzugeben, der in „Vorrollen“-Historie übernommen wird.

2. Überprüfen Sie im Bereich „Stichtage“ in der Listenansicht die aufgeführten Informationen der einzelnen „Vorrollen“-Vorgänge, ob stets der vorzurrollende Stichtag korrekt ist.

3. Möchten Sie vor dem Ausführen des „Vorrollen“-Vorgangs Informationen darüber erhalten, welche Arbeitsblätter vorgerollt werden, können Sie auf den Knopf „Statusupdate klicken“.

4. Mit einem Klick auf „Starten“ wird der „Vorrollen“-Vorgang gestartet.
   Hinweis: Ungespeicherte Änderungen müssen vorher unbedingt gespeichert werden - und zusätzlich legt firesys eine Sicherheitskopie Ihrer Arbeitsmappe an, der Sie ebenfalls zustimmen müssen.
   → Ihre Arbeitsmappe wird vorgerollt.

Eine bereits vorgerollte Tabelle bearbeiten

In firesys ist es stets möglich, festgelegte „Vorrollen“-Konfigurationen von Tabellen nachträglich zu bearbeiten.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Bearbeiten der Vorrollen-Funktion

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle mit bereits definierten Rollspalten enthält.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“. Der Arbeitsbereich „Vorrollen“ öffnet sich. Sie finden im „Vorrollen“-Arbeitsbereich in der Listenansicht in der Gruppe „Richtung“ eine Übersicht der bereits definierten Rollspalten. Anhand des blauen Pfeils können Sie die Richtung erkennen.

3. Folgende Funktionen finden Sie in der Gruppe „Spalten“:

• Spalten anzeigen:

• Spalte hinzufügen:

• Spalte ändern:

• Spalte entfernen:

• / Spalte nach unten/oben verschieben:

4. Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen durchgeführt haben, auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Siehe auch

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