Vorrollen konfigurieren

Die Funktion "Vorrollen" von firesys bietet Ihnen die Möglichkeit, nachhaltig an Ihren Geschäftsberichten zu arbeiten und Ihren Bericht für das nächste Quartal bzw. Geschäftsjahr vorzubereiten. Werte, die sich in einer Spalte einer Excel-Arbeitsmappe befinden, können nach dem Einrichtungsprozess automatisch in eine andere Spalte übernommen werden.

Die Vorrollen-Funktion

Im Menüband „*Inhalt“ befinden sich in der Gruppe „Vorrollen” alle Funktionen, die Sie zum Einrichten und Ausführen der Vorrollen-Funktion benötigen. Das zentrale Arbeitsumfeld ist der Vorrollen-Arbeitsbereich. Der Arbeitsbereich lässt sich mit einem Klick auf den Knopf „Konfigurieren“ öffnen.

Vorrollen konfigurieren

Arbeitsbereich „Vorrollen konfigurieren“

Änderungen

Speichern und Schließen
Speichert die Änderungen und schließt den Arbeitsbereich für das Vorrollen.

Spalten

Spalten anzeigen
Markiert auf dem Arbeitsblatt alle Spalten, die für das Vorrollen definiert wurden.

Spalte hinzufügen
Die ausgewählte Spalte wird der Konfiguration hinzugefügt.

Spalte ändern
Ersetzt die in der Liste ausgewählte Spalte mit der markierten Spalte auf dem Arbeitsblatt.

Spalte entfernen
Entfernt die Spalte aus der Konfiguration.

Spalte nach oben verschieben
Verschiebt die ausgewählte Spalte in die Zukunft

Spalte nach unten verschieben
Verschiebt die ausgewählte Spalte in die Vergangenheit.

Gruppen

Gruppe erstellen
Erstellt an der selektierten Position eine Gruppe für das Vorrollen. Dies ist von Vorteil, wenn die Tabelle über mehrere identische Stichtage verfügt.

Gruppe auflösen
Löst die Gruppe für das Vorrollen an der selektierten Position auf.

Sonstiges

Arbeitsblatt
Zeigt den Titel des aktuell ausgewählten Arbeitsblatts an.

Kontogruppe
Sollten Sie einem Arbeitsblatt, für das Sie die „Vorrollen“-Funktion verwenden möchten, noch keine Kontengruppe zugewiesen haben, ist die Dropdown-Liste „Kontengruppe“ mit dem Eintrag „Keine Kontogruppe” versehen.
Erst nachdem Sie einen Klick in das Feld tätigen und sich die Dropdown-Liste öffnet, wird auf den MeetingPoint zugegriffen und alle zur Verfügung stehenden Kontengruppen in der Dropdown-Liste dargestellt.

Richtung
Zeigt eine Übersicht, in welche Richtung die ausgewählten Spalten vorgerollt werden. Ferner können hier die Stichtage per Drop-Down-Liste für das Vorrollen ausgewählt werden.

Video: Eine neue bzw. bestehende Tabelle für das Vorrollen vorbereiten

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Einrichtung der Vorrollen-Funktion

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle, die für die Verwendung mit der „Vorrollen“-Funktion eingerichtet werden soll, enthält.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“.
   → Der „Vorrollen“-Arbeitsbereich öffnet sich.

3. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, in die Werte aus einer anderen Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt.

4. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, aus der Werte in eine anderen Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun ebenfalls die ausgewählte Spalte angezeigt - und ein blauer Richtungspfeil zeigt Ihnen die Richtung der vorzurollenden Werte an.

5. Klicken Sie abschließend auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Das Ausführen der Funktion „Vorrollen“

1. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ auf den Knopf „Ausführen“.
   → Ein Dialog öffnet sich.

2. Der Dialog zeigt Ihnen Informationen zum letzten erfolgreichen „Vorrollen“-Vorgang an und ermöglicht optional, einen Freitext anzugeben, der in die „Vorrollen“-Historie übernommen wird. Möchten Sie vor dem Ausführen des „Vorrollen“-Vorgangs Informationen darüber erhalten, welche Arbeitsblätter vorgerollt werden, können Sie auf den Knopf „Statusupdate klicken“.

3. Mit einem Klick auf „Starten“ wird der „Vorrollen“-Vorgang gestartet.
   Hinweis: Ungespeicherte Änderungen müssen vorher unbedingt gespeichert werden - und zusätzlich legt firesys eine Sicherheitskopie Ihrer Arbeitsmappe an, der Sie ebenfalls zustimmen müssen.
   → Ihre Arbeitsmappe wird vorgerollt.

Video: Vorrollen mit mehreren gleichen Stichtagen

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So bereiten Sie das Vorrollen einer Tabelle mit mehreren gleichen Stichtagen vor:

1. Klicken Sie in Excel im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ auf den Knopf „Konfigurieren“.
   → Es öffnet sich auf der rechten Seite der Arbeitsbereich „Vorrollen“.

2. Wählen Sie im Arbeitsbereich unter „Kontogruppe“ die Kontogruppe aus, zu der die Werte vorhanden sind.

3. Wählen Sie jeweils eine Zelle in den Spalten aus, die Sie vorrollen möchten und klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Plus in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich werden Ihnen die ausgewählten Spalten angezeigt. Ein blauer Pfeil zeigt an, in welche Richtung vorgerollt wird.

4. Weisen Sie jeder Spalte im Listenbereich rechts den entsprechenden Stichtag zu.

5. Um Gruppen für das Vorrollen zu konfigurieren, wählen Sie das letzte Element der zu erstellenden Gruppe aus und klicken Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich in der Gruppe „Gruppen“ auf das linke Symbol „Gruppe erstellen“.
   → Unterhalb der ausgewählten Zeile erscheint nun eine Trennung, sodass die blauen Pfeile an dieser Stelle unterbrochen werden.

6. Klicken Sie auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich, um die festgelegten Gruppen zu speichern.
   → Der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Stichtagunabhängige und stichtagabhängige Arbeitsblätter

Generell unterscheiden wir beim Vorrollen zwischen einem stichtagsunabhängigem und einem stichtagsabhängigem Arbeitsblatt.

Diese verschiedenen Wertetypen werden in die sogenannten stichtagsabhängigen und stichtagsunabhängigen Arbeitsblätter aufgegliedert, mit folgender Zuordnung:

Stichtag unabhängige Arbeitsblätter	Stichtag abhängige Arbeitsblätter
Händisch eingefügte Werte	Kontenwerte
Formelzellen (Verweise/firesys-Verformelungen)	Kontenberechnungen, Kontenaggregate
Verweise in der Arbeitsmappe
Senderwerte
Manuell eingefügte Werte

Stichtagunabhängiges Arbeitsblatt

Ein stichtagsunabhängiges Arbeitsblatt wird dadurch definiert, dass nur Werte eingefügt wurden, die

• händisch eingefügt wurden
• lokale Verweise enthalten
• Verweise im Dokument enthalten
• Senderwerte oder manuelle Werte aus dem MeetingPoint enthalten

Stichtagabhängiges Arbeitsblatt

Ein stichtagsabhängiges Arbeitsblatt wird dadurch definiert, dass neben den unter „Stichtag unabhängiges Arbeitsblatt“ aufgelisteten Typen von Werte auch zusätzlich Kontenwerte, bzw. Kontenberechnungen oder Kontenaggregate aus dem MeetingPoint eingefügt wurden.

	Definition
	Das „Vorrollen“ von Arbeitsblättern kann bei stichtagsabhängigen Arbeitsblättern nur ausgeführt werden, wenn Eine Kontengruppe im MeetingPoint angelegt wurde In dieser Kontengruppe mindestens zwei Stichtage vorhanden sind Die Stichtage den Spalten zugewiesen wurden

	Gut zu wissen
	Die Stichtage, die für die vorzurollenden Tabellenspalten bei Kontenwerten, Kontenberechnungen oder Aggregaten verwendet werden, müssen chronologisch aufsteigend sortiert werden.

Die Platzhalter-Funktion im Arbeitsbereich „Vorrollen“

Um eine Tabelle, die stichtagsabhängige Kontenwerte enthält mit stichtagsunabhängigen Werten (die nicht im MeetingPoint hinterlegt sind) vorrollen zu können, werden für die stichtagsunabhängigen Werte sogenannte Platzhalter verwendet. Diese werden genutzt, wenn in einer Spalte keine Kontenwerte hinterlegt sind, die Spalte aber trotzdem vorgerollt werden soll.

Dazu weisen Sie im Arbeitsbereich „Vorrollen“ der Spalte ohne Kontenwerte den Stichtag "Platzhalter" zu. Den Spalten mit Kontenwerten weisen Sie den entsprechenden Stichtag zu.

Auf diese Weise können Sie Arbeitsblätter, die zwei unterschiedliche Arten von Werten enthalten, vorrollen.

Video: Eine neue bzw. bestehende Tabelle, die stichtagsabhängige Werte enthält, für das Vorrollen vorbereiten

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Einrichtung der Vorrollen-Funktion

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle, die für die Verwendung mit der „Vorrollen“-Funktion eingerichtet werden soll, enthält.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“. Der „Vorrollen“-Arbeitsbereich öffnet sich.

3. Wählen Sie im Drop-Down-Menü „Kontogruppe“ die betreffende Kontogruppe aus, aus der die Kontenwerte, bzw. -berechnungen stammen, die in sich in der vorzurollenden Spalte befinden.

4. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, aus der die Werte in eine andere Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt.

5. Wählen Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich im Listenbereich den vorher angelegten Eintrag aus und weisen Sie im Drop-Down-Menü dem Eintrag den korrekten Stichtag zu.

6. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, in die die Werte aus einer anderen Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt - und ein blauer Richtungspfeil zeigt Ihnen die Richtung der vorzurollenden Werte an.

7. Wählen Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich im Listenbereich den vorher angelegten Eintrag aus und weisen Sie im Drop-Down-Menü dem Eintrag den korrekten Stichtag zu.

8. Klicken Sie auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Das Ausführen der Funktion „Vorrollen“

1. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ auf den Knopf „Ausführen“.
   → Ein Dialog öffnet sich, der Ihnen Informationen zum letzten erfolgreichen „Vorrollen“-Vorgang anzeigt und optional ermöglicht, einen Freitext anzugeben, der in „Vorrollen“-Historie übernommen wird.

2. Überprüfen Sie im Bereich „Stichtage“ in der Listenansicht die aufgeführten Informationen der einzelnen „Vorrollen“-Vorgänge, ob stets der vorzurrollende Stichtag korrekt ist.

3. Möchten Sie vor dem Ausführen des „Vorrollen“-Vorgangs Informationen darüber erhalten, welche Arbeitsblätter vorgerollt werden, können Sie auf den Knopf „Statusupdate klicken“.

4. Mit einem Klick auf „Starten“ wird der „Vorrollen“-Vorgang gestartet.
   Hinweis: Ungespeicherte Änderungen müssen vorher unbedingt gespeichert werden - und zusätzlich legt firesys eine Sicherheitskopie Ihrer Arbeitsmappe an, der Sie ebenfalls zustimmen müssen.
   → Ihre Arbeitsmappe wird vorgerollt.

Video: Eine Tabelle, die bereits vorgerollt wurde bearbeiten

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Bearbeiten der Vorrollen-Funktion

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle mit bereits definierten Rollspalten enthält.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“. Der Arbeitsbereich „Vorrollen“ öffnet sich. Sie finden im „Vorrollen“-Arbeitsbereich in der Listenansicht in der Gruppe „Richtung“ eine Übersicht der bereits definierten Rollspalten. Anhand des blauen Pfeils können Sie die Richtung erkennen.

3. Folgende Funktionen finden Sie in der Gruppe „Spalten“:

• Spalten anzeigen:

• Spalte hinzufügen:

• Spalte ändern:

• Spalte entfernen:

• / Spalte nach unten/oben verschieben:

4. Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen durchgeführt haben, auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Siehe auch

Die Vorrollen-Funktionen in der Übersicht
Arbeitsmappe vorrollen

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