Arbeitsmappe vorrollen

Beim Umgang mit der „Vorrollen“-Funktion in firesys gibt es verschiedene Zustände, die zum Start der Ausführung vorliegen können. Um mit den verschiedenen Kombinationen zu arbeiten, bedarf es verschiedener Maßnahmen des Anwenders.

<imagemap>Datei:Excel Menüband Inhalt.jpg|center rect 0 80 199 183 Funktionen_in_Excel rect 203 82 504 182 Funktionen_in_Excel rect 509 82 844 183 Funktionen_in_Excel rect 851 83 1071 183 Funktionen_in_Excel rect 1073 82 1249 182 Funktionen_in_Excel desc none </imagemap>

Allgemeine Informationen zum Vorrollen

→ Zur detaillierten Beschreibung

Die „Vorrollen“-Funktion ist ein Werkzeug, mit dem Sie Werte, die sich in Tabellen befinden weiternutzen können. So können die Werte als Ausgangswert für ein folgendes Quartal, bzw. Geschäftsjahr verwendet werden. Die Werte können durch händische Eingaben, durch lokale Verweise oder dateiübergreifend, durch die Anbindung an den MeetingPoint, eingefügt werden.

	Definition
	Bei der Ausführung der „Vorrollen“-Funktion werden alle Arbeitsblätter, für die Rollspalten definiert wurden, vorgerollt. Das Vorrollen einzelner Arbeitsblätter ist nicht möglich.

Bevor die „Vorrollen“-Funktion ausgeführt werden kann, müssen zunächst alle ungespeicherten Änderungen gespeichert werden - und es muss gewährleistet sein, dass die inhaltliche und strukturelle Konsistenz Ihrer Daten gegeben ist. Diese Überprüfung führt firesys automatisch aus. Sollten inhaltliche oder struktruelle Probleme auftreten, müssen diese erst gelöst werden, bevor die Funktion ausgeführt werden kann.

	Gut zu wissen
	Um die „Vorrollen“-Funktion ausführen zu können, führt firesys zusätzlich automatisch die Funktion „Werte synchronisieren“ aus, um die Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten.

Die „Vorrollen“-Funktion ausführen

Nachdem Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich eine oder mehrere „Vorrollen“-Vorgänge in Ihrer Arbeitsmappe festgelegt haben, können Sie mithilfe der Funktion „Starten“ im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ das Vorrollen durchführen.

Nach dem Klick auf den Knopf werden die von Ihnen hinterlegten „Vorrollen“-Prozesse auf Ihre Integrität überprüft. Sollten keine inhaltlichen oder strukturellen Probleme auftreten, wird das „Vorrollen“ automatisch ausgeführt. Ansonsten erscheint der folgende Dialog:

Datei:Excel-Zentralwerte-Vorrollen-ausführen.jpg

Hier können Sie die fehlenden Stichtagen im Listenbereich unter „Stichtage“ nachträglich einstellen. Anschließend können Sie mit der Funktion „Status-Update“ überprüfen, ob die zugewiesenen Stichtage integer sind. Mit dem Klick auf den Knopf „Starten“ wird der „Vorrollen“-Prozess gestartet.

	Gut zu wissen
	Die Arbeitsmappe muss immer gespeichert werden, bevor der „Vorrollen“-Prozess gestartet werden kann.

Eine neue bzw. bestehende Tabelle für das Vorrollen vorbereiten

Ausklappen

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Einrichtung der Vorrollen-Funktion

Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle, die für die Verwendung mit der „Vorrollen“-Funktion eingerichtet werden soll, enthält.
Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“ und öffnen Sie damit dem „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, in die Werte aus einer anderen Spalte vorgerrollt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich. Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt.
Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, aus der Werte in eine anderen Spalte vorgerrollt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich. Im Listenbereich wird Ihnen nun ebenfalls die ausgewählte Spalte angezeigt - und ein blauer Richtungspfeil zeigt Ihnen die Richtung der vorzurollenden Werte an.
Klicken Sie abschließend auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich und der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Das Ausführen der Funktion „Vorrollen“

Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ auf den Knopf „Ausführen“.
Ein Dialog öffnet sich, der Ihnen Informationen zum letzten erfolgreichen „Vorrollen“-Vorgang anzeigt und optional ermöglicht, einen Freitext anzugeben, der in „Vorrollen“-Historie übernommen wird. Möchten Sie vor dem Ausführen des „Vorrollen“-Vorgangs Informationen darüber erhalten, welche Arbeitsblätter vorgerrollt werden, können Sie auf den Knopf „Statusupdate klicken“.
Mit einem Klick auf „Starten“ wird der „Vorrollen“-Vorgang gestartet.
Hinweis: Ungespeicherte Änderungen müssen vorher unbedingt gespeichert werden - und zusätzlich legt firesys eine Sicherheitskopie Ihrer Arbeitsmappe an, der Sie ebenfalls zustimmen müssen.
Ihre Arbeitsmappe wird vorgerrollt.

Eine neue bzw. bestehende Tabelle, die stichtagsabhängige Werte enthält, für das Vorrollen vorbereiten

Ausklappen

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Einrichtung der Vorrollen-Funktion

Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle, die für die Verwendung mit der „Vorrollen“-Funktion eingerichtet werden soll, enthält.
Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“ und öffnen Sie damit dem „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
Wählen Sie im Drop-Down-Menü „Kontogruppe“ die betreffende Kontogruppe aus, aus der die Kontenwerte, bzw. -berechnungen stammen, die in sich in der vorzurollenden Spalte befinden.
Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, aus der die Werte in eine andere Spalte vorgerrollt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich. Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt.
Wählen Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich im Listenbereich den vorher angelegten EIntrag aus und weisen Sie im Drop-Down-Menü dem Eintrag den korrekten Stichtag zu.
Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, in die die Werte aus einer anderen Spalte vorgerrollt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich. Im Listenbereich wird Ihnen nun ebenfalls die ausgewählte Spalte angezeigt - und ein blauer Richtungspfeil zeigt Ihnen die Richtung der vorzurollenden Werte an.
Wählen Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich im Listenbereich den vorher angelegten EIntrag aus und weisen Sie im Drop-Down-Menü dem Eintrag den korrekten Stichtag zu.
Klicken Sie abschließend auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich und der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Das Ausführen der Funktion „Vorrollen“

Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ auf den Knopf „Ausführen“.
Ein Dialog öffnet sich, der Ihnen Informationen zum letzten erfolgreichen „Vorrollen“-Vorgang anzeigt und optional ermöglicht, einen Freitext anzugeben, der in „Vorrollen“-Historie übernommen wird.
Überprüfen Sie im Bereich „Stichtage“ in der Listenansicht die aufgeführten Informationen der einzelnen „Vorrollen“-Vorgänge, ob stets der vorzurrollende Stichtag korrekt ist.
Möchten Sie vor dem Ausführen des „Vorrollen“-Vorgangs Informationen darüber erhalten, welche Arbeitsblätter vorgerrollt werden, können Sie auf den Knopf „Statusupdate klicken“.
Mit einem Klick auf „Starten“ wird der „Vorrollen“-Vorgang gestartet.
Hinweis: Ungespeicherte Änderungen müssen vorher unbedingt gespeichert werden - und zusätzlich legt firesys eine Sicherheitskopie Ihrer Arbeitsmappe an, der Sie ebenfalls zustimmen müssen.
Ihre Arbeitsmappe wird vorgerrollt.