Arbeitsmappe vorrollen

Beim Umgang mit der „Vorrollen“-Funktion in firesys gibt es verschiedene Zustände, die zum Start der Ausführung vorliegen können. Um mit den verschiedenen Kombinationen zu arbeiten, bedarf es verschiedener Maßnahmen des Anwenders.

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Vorrollen konfigurieren

→ Zur detaillierten Beschreibung

Die „Vorrollen“-Funktion ist ein Werkzeug, mit dem Sie Werte, die sich in Tabellen befinden weiternutzen können. So können die Werte als Ausgangswert für ein folgendes Quartal, bzw. Geschäftsjahr verwendet werden. Die Werte können durch händische Eingaben, durch lokale Verweise oder dateiübergreifend, durch die Anbindung an den MeetingPoint, eingefügt werden. ei der Ausführung der „Vorrollen“-Funktion werden alle Arbeitsblätter, für die Rollspalten definiert wurden, vorgerollt. Das Vorrollen einzelner Arbeitsblätter ist nicht möglich.

Bevor die „Vorrollen“-Funktion ausgeführt werden kann, müssen zunächst alle ungespeicherten Änderungen gespeichert werden - und es muss gewährleistet sein, dass die inhaltliche und strukturelle Konsistenz Ihrer Daten gegeben ist. Diese Überprüfung führt firesys automatisch aus. Sollten inhaltliche oder struktruelle Probleme auftreten, müssen diese erst gelöst werden, bevor die Funktion ausgeführt werden kann.

	Gut zu wissen
	Um die „Vorrollen“-Funktion ausführen zu können, führt firesys zusätzlich automatisch die Funktion „Werte synchronisieren“ aus, um die Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten.

Die „Vorrollen“-Funktion ausführen

Nachdem Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich eine oder mehrere „Vorrollen“-Vorgänge in Ihrer Arbeitsmappe festgelegt haben, können Sie mithilfe der Funktion „Starten“ im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ das Vorrollen durchführen.

Nach dem Klick auf den Knopf werden die von Ihnen hinterlegten „Vorrollen“-Prozesse auf Ihre Integrität überprüft. Sollten keine inhaltlichen oder strukturellen Probleme auftreten, wird das „Vorrollen“ automatisch ausgeführt. Ansonsten erscheint der folgende Dialog:

Datei:Excel-Zentralwerte-Vorrollen-ausführen.jpg

Hier können Sie die fehlenden Stichtagen im Listenbereich unter „Stichtage“ nachträglich einstellen. Anschließend können Sie mit der Funktion „Status-Update“ überprüfen, ob die zugewiesenen Stichtage integer sind. Mit dem Klick auf den Knopf „Starten“ wird der „Vorrollen“-Prozess gestartet.

	Gut zu wissen
	Die Arbeitsmappe muss immer gespeichert werden, bevor der „Vorrollen“-Prozess gestartet werden kann.

Eine neue bzw. bestehende Tabelle für das Vorrollen vorbereiten

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Einrichtung der Vorrollen-Funktion

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle, die für die Verwendung mit der „Vorrollen“-Funktion eingerichtet werden soll, enthält.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“.
   → Der „Vorrollen“-Arbeitsbereich öffnet sich.

3. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, in die Werte aus einer anderen Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt.

4. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, aus der Werte in eine anderen Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun ebenfalls die ausgewählte Spalte angezeigt - und ein blauer Richtungspfeil zeigt Ihnen die Richtung der vorzurollenden Werte an.

5. Klicken Sie abschließend auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Das Ausführen der Funktion „Vorrollen“

1. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ auf den Knopf „Ausführen“.
   → Ein Dialog öffnet sich.

2. Der Dialog zeigt Ihnen Informationen zum letzten erfolgreichen „Vorrollen“-Vorgang an und ermöglicht optional, einen Freitext anzugeben, der in die „Vorrollen“-Historie übernommen wird. Möchten Sie vor dem Ausführen des „Vorrollen“-Vorgangs Informationen darüber erhalten, welche Arbeitsblätter vorgerollt werden, können Sie auf den Knopf „Statusupdate klicken“.

3. Mit einem Klick auf „Starten“ wird der „Vorrollen“-Vorgang gestartet.
   Hinweis: Ungespeicherte Änderungen müssen vorher unbedingt gespeichert werden - und zusätzlich legt firesys eine Sicherheitskopie Ihrer Arbeitsmappe an, der Sie ebenfalls zustimmen müssen.
   → Ihre Arbeitsmappe wird vorgerollt.

Eine neue bzw. bestehende Tabelle, die stichtagsabhängige Werte enthält, für das Vorrollen vorbereiten

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Einrichtung der Vorrollen-Funktion

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle, die für die Verwendung mit der „Vorrollen“-Funktion eingerichtet werden soll, enthält.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“. Der „Vorrollen“-Arbeitsbereich öffnet sich.

3. Wählen Sie im Drop-Down-Menü „Kontogruppe“ die betreffende Kontogruppe aus, aus der die Kontenwerte, bzw. -berechnungen stammen, die in sich in der vorzurollenden Spalte befinden.

4. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, aus der die Werte in eine andere Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt.

5. Wählen Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich im Listenbereich den vorher angelegten Eintrag aus und weisen Sie im Drop-Down-Menü dem Eintrag den korrekten Stichtag zu.

6. Navigieren Sie mit der Maus in die Tabellenspalte, in die die Werte aus einer anderen Spalte vorgerollt werden sollen. Klicken Sie auf das grüne „Hinzufügen“-Symbol in der Gruppe „Spalten“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Im Listenbereich wird Ihnen nun die ausgewählte Spalte angezeigt - und ein blauer Richtungspfeil zeigt Ihnen die Richtung der vorzurollenden Werte an.

7. Wählen Sie im „Vorrollen“-Arbeitsbereich im Listenbereich den vorher angelegten Eintrag aus und weisen Sie im Drop-Down-Menü dem Eintrag den korrekten Stichtag zu.

8. Klicken Sie auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Das Ausführen der Funktion „Vorrollen“

1. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorrollen“ auf den Knopf „Ausführen“.
   → Ein Dialog öffnet sich, der Ihnen Informationen zum letzten erfolgreichen „Vorrollen“-Vorgang anzeigt und optional ermöglicht, einen Freitext anzugeben, der in „Vorrollen“-Historie übernommen wird.

2. Überprüfen Sie im Bereich „Stichtage“ in der Listenansicht die aufgeführten Informationen der einzelnen „Vorrollen“-Vorgänge, ob stets der vorzurrollende Stichtag korrekt ist.

3. Möchten Sie vor dem Ausführen des „Vorrollen“-Vorgangs Informationen darüber erhalten, welche Arbeitsblätter vorgerollt werden, können Sie auf den Knopf „Statusupdate klicken“.

4. Mit einem Klick auf „Starten“ wird der „Vorrollen“-Vorgang gestartet.
   Hinweis: Ungespeicherte Änderungen müssen vorher unbedingt gespeichert werden - und zusätzlich legt firesys eine Sicherheitskopie Ihrer Arbeitsmappe an, der Sie ebenfalls zustimmen müssen.
   → Ihre Arbeitsmappe wird vorgerollt.

Eine Tabelle, die bereits vorgerollt wurde bearbeiten

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

Bearbeiten der Vorrollen-Funktion

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das die Tabelle mit bereits definierten Rollspalten enthält.

2. Klicken Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Vorollen“ auf den oberen Teil des Split-Buttons „Arbeitsbereich“. Der Arbeitsbereich „Vorrollen“ öffnet sich. Sie finden im „Vorrollen“-Arbeitsbereich in der Listenansicht in der Gruppe „Richtung“ eine Übersicht der bereits definierten Rollspalten. Anhand des blauen Pfeils können Sie die Richtung erkennen.

3. Folgende Funktionen finden Sie in der Gruppe „Spalten“:

• Spalten anzeigen:

• Spalte hinzufügen:

• Spalte ändern:

• Spalte entfernen:

• / Spalte nach unten/oben verschieben:

4. Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen durchgeführt haben, auf das „Speichern“-Symbol in der Gruppe „Änderungen“ im „Vorrollen“-Arbeitsbereich.
   → Der Arbeitsbereich wird automatisch geschlossen.

Datei:Excel Werte einfügen Schaubild7.png

Die Zahlen, die sich in der Spalte „2019“ befanden, wurden beim Ausführen der „Vorrollen“-Funktion automatisch in die Spalte „2018“ übertragen. Die Vorrollen-Funktion wird in firesys auf allen Arbeitsblättern, die nicht gesperrt sind und keine Diagramm-, bzw. Pivot-Elemente enthalten ausgeführt.

Siehe auch

Die Vorrollen Funktionen in der Übersicht
Allgemeines zur Vorrollen-Funktion
Vorrollen von MeetingPoint Inhalten

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