Die Kontenmappe
Nutzen Sie die firesys Kontenmappe um Daten aus ihrer Konsolidierungssoftware bequem in firesys einzubinden und über mehrere Dateien hinweg zu validieren. Die Kontenmappe stellt eine komfortable Möglichkeit dar eine Vielzahl für Validierungen vorgesehene Daten für alle firesys-Nutzer im MeetingPoint zur Verfügung zu stellen. Basierend auf einer Excel-Datei gelingt so spielend die Verknüpfung von Daten aus dem Konsolidierungssystem in die firesys-Welt.
Eine Kontenmappe erstellen
Erstellen Sie zunächst im Menüband „*Validierungen“ in der Gruppe „Dateiübergreifende Validierung“ mithilfe der Funktion „Kontenmappe erstellen“ eine Kontenmappe. Dabei erscheint folgender Dialog:
Kontogruppe
Im Drop-Down-Menü werden Ihnen alle Kontengruppen, die zuvor im Zentralwert-Manager erstellt wurden, angezeigt.
Kontomappe
Neue erstellen
Hier könnnen Sie auswählen, ob Sie der zuvor ausgewählten Kontogruppe weitere Kontowerte zuweisen wollen. Wenn Sie diese Auswahl mit „Ok“ bestätigen, öffnet sich ein neues Excel-Dokument mit einer leeren Kontomappe.
Aus dem MeetingPoint auslesen
Sollten Sie im Drop-Down unter „Kontogruppe“ eine Kontomappe ausegewählt haben, die bereits Kontenwerte enthält, können Sie die Funktion „Aus dem MeetingPoint auslesen“ aktivieren. Der Dialog erweitert sich auf das rechts dargestellte Maximalbeispiel.
Optionen
Stichtag ändern
Wenn Sie einen Stichtag eines Kontowerts der zuvor ausgewählten Kontogruppe ändern wollen, können Sie diese Option auswählen. Wenn Sie diese Auswahl mit „Ok“ bestätigen, öffnet sich ein Excel-Dokument, das alle Einträge dieses Kontowert enthält. Hier fehlt der Eintrag in der Spalte „Stichtag“, den Sie nun neu eingeben können. Um diesen neuen Stichtag zu übernehmen, klicken Sie im Menüband „*Validierung“ in der Gruppe „Dateiübergreifende Validierung“ auf den Knopf „Zentralwert übertragen“ bzw. „Statusupdate“, um zu prüfen, ob die vorgenommenen Änderungen übertragen werden können.
Stichtage
In diesem Listenbereich werden Ihnen alle vorhandenen Stichtage aus der zuvor im Drop-Down-Menü ausgewählten Kontogruppe angezeigt. Sie können die einzelnen Stichtage auswählen oder mit der Funktion „Alle auswählen“ die komplette Liste markieren und anschließend mit einem Klick auf „Ok“ ein neues Excel-Dokument öffnen. In diesem Dokument werden die den zuvor ausgewählten Stichtagen zugehörigen Kontowerte angezeigt - und Sie können diesen Kontowerten einen neuen Status, einen neuen Werte und/oder einen Freitext zuweisen.Um diesen neuen Inhalte zu übernehmen, klicken Sie im Menüband „*Validierung“ in der Gruppe „Dateiübergreifende Validierung“ auf den Knopf „Zentralwert übertragen“ bzw. „Statusupdate“, um zu prüfen, ob die vorgenommenen Änderungen übertragen werden können.
Gut zu wissen Datei:Glühbirne.png Kontenwerte, welche bereits in den MeetingPoint übertragen wurden, können einzeln im Zentralwert-Manager oder zu mehreren über eine neue Kontenmappe aktualisiert werden.
Kontenmappen sortieren
Sie können die Inhalte Ihre Kontenmappen jederzeit nach Ihren individuellen Vorlieben sortieren. Dabei bietet firesys Ihnen die Möglichkeit, aufsteigend oder absteigend nach rechts aufgelisteten Beispielen zu sortieren.
Gut zu wissen Datei:Glühbirne.png Sie können die Funktion „Kontenmappe sortieren“ und „Zeilen löschen“ nur in einer geöffneten Kontenmappe verwenden.
Zeilen löschen
Sie können die Inhalte Ihrer Kontenmappe löschen. Markieren Sie die gewünschte Zeilen in Ihrer Kontomappe und drücken Sie auf „Zeilen löschen“. Dabei ist auch eine Mehrfach-Auswahl möglich.
Der Kontowert-Verlauf
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Kontenwerte archivieren und ggf. wiederherstellen
→ Zum Hauptartikel des Zentralwert-Managers
Um einen bestimmen Stand der Kontenwerte zu archivieren, können Sie die Funktion „Archivmappe erstellen“ im Zentralwert-Manager verwenden.
Siehe auch
Alle Validierungsfunktionen in Excel in der Übersicht
Alle Validierungs-Grundfunktionen in der Übersicht
Eine dateiübergreifende Validierung erstellen
Das firesys-Validierungsblatt
Der Zentralwert-Manager
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