Die Kontenmappe

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Nutzen Sie die firesys Kontomappe um Daten aus ihrer Konsolidierungssoftware bequem in firesys einzubinden und über mehrere Dateien hinweg zu validieren. Die Kontomappe stellt eine komfortable Möglichkeit dar eine Vielzahl für Validierungen vorgesehene Daten für alle firesys-Nutzer im MeetingPoint zur Verfügung zu stellen. Basierend auf einer Excel-Datei gelingt so spielend die Verknüpfung von Daten aus dem Konsolidierungssystem in die firesys-Welt.


Menüband Excel Inhalt Daten-Import Kontomappe-erstellen.jpg


Eine Kontomappe erstellen

Der Dialog zur Erstellung einer Kontenmappe

Erstellen Sie zunächst im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Daten-Import“ mithilfe der Funktion „Kontomappe erstellen“ eine Kontomappe. Dabei erscheint folgender Dialog:

Firesys Icons BubbleTransparent 1 white background.png Kontogruppe

Im Drop-Down-Menü werden Ihnen alle Kontengruppen, die zuvor im Zentralwert-Manager erstellt wurden, angezeigt.


Excel Status Kontomappe-Kontogruppe.jpg


Firesys Icons BubbleTransparent 2 white background.png Kontomappe

Neue erstellen

Hier könnnen Sie auswählen, ob Sie der zuvor ausgewählten Kontogruppe weitere Kontowerte zuweisen wollen. Wenn Sie diese Auswahl mit „Ok“ bestätigen, öffnet sich ein neues Excel-Dokument mit einer leeren Kontomappe.



Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So erstellen Sie einen Kontenwert:

  1. Öffnen Sie dazu eine Excel-Arbeitsmappe und aktiveren Sie firesys.
    Hinweis: Es wird vorausgesetzt, dass ein kompatibler MeetingPoint bereits angebunden wurde.

  2. Klicken Sie Sie im Menüband „*Inhalt“ in der Gruppe „Zentralwerte“ auf "Zentralwert-Manager".
    → Der Zentralwert-Manager öffnet sich.

  3. Klicken Sie in der Gruppe „Verwaltung“ auf den Knopf „Hinzufügen“.
    → Ein Auswahl-Dialog öffnet sich.

  4. Wählen Sie die Option „Kontengruppe“ aus und geben Sie anschließend im Eingabedialog den gewünschten Namen ein.

  5. Schließen Sie anschließend den Zentralwert-Manager und klicken in der Gruppe „Kontomappe“ auf den Knopf „Erstellen“.
    → Es öffnet sich ein Dialog.

  6. Wählen Sie die Kontenmappe, in die die Kontenwerte geschrieben werden sollen, ob Sie eine neue Kontomappe erstellt werden soll, und ob eine bereits vorhandene aus dem MeetingPoint geladen werden soll.

  7. Es öffnet sich ein neues Excel-Arbeitsblatt, in dem Sie die Bestandteile der einzelnen Kontenwerte definieren können.

  8. Mithilfe der Funktion „Übertragen“ (in der Gruppe „Kontomappe“) können Sie alle in der Kontomappe vorhandenen Kontenwerte in den MeetingPoint übertragen.
    → Sie haben einen Kontenwert erstellt.

Aus dem MeetingPoint auslesen

Sollten Sie im Drop-Down unter „Kontogruppe“ eine Kontomappe ausegewählt haben, die bereits Kontenwerte enthält, können Sie die Funktion „Aus dem MeetingPoint auslesen“ aktivieren. Der Dialog erweitert sich auf das rechts dargestellte Maximalbeispiel.

Firesys Icons BubbleTransparent 3 white background.png Optionen

Stichtag ändern

Wenn Sie einen Stichtag eines Kontowerts der zuvor ausgewählten Kontogruppe ändern wollen, können Sie diese Option auswählen. Wenn Sie diese Auswahl mit „Ok“ bestätigen, öffnet sich ein Excel-Dokument, das alle Einträge dieses Kontowert enthält. Hier fehlt der Eintrag in der Spalte „Stichtag“, den Sie nun neu eingeben können. Um diesen neuen Stichtag zu übernehmen, klicken Sie im Menüband auf den Reiter „*Inhalt“ in der Gruppe „Daten-Import“ auf den Knopf „Kontomappe übertragen“ bzw. „Statusupdate“, um zu prüfen, ob die vorgenommenen Änderungen übertragen werden können.

Firesys Icons BubbleTransparent 4 white background.png Stichtage

In diesem Listenbereich werden Ihnen alle vorhandenen Stichtage aus der zuvor im Drop-Down-Menü ausgewählten Kontogruppe angezeigt. Sie können die einzelnen Stichtage auswählen oder mit der Funktion „Alle auswählen“ die komplette Liste markieren und anschließend mit einem Klick auf „Ok“ ein neues Excel-Dokument öffnen. In diesem Dokument werden die den zuvor ausgewählten Stichtagen zugehörigen Kontowerte angezeigt - und Sie können diesen Kontowerten einen neuen Status, einen neuen Werte und/oder einen Freitext zuweisen. Um diese neuen Inhalte zu übernehmen, klicken Sie im Menüband auf den Reiter „*Inhalt“ in der Gruppe „Daten-Import“ auf den Knopf „Kontenmappe übertragen“ bzw. „Statusupdate“, um zu prüfen, ob die vorgenommenen Änderungen übertragen werden können.


Glühbirne neu.png
Gut zu wissen

Kontenwerte, welche bereits in den MeetingPoint übertragen wurden, können einzeln im Zentralwert-Manager oder zu mehreren über eine neue Kontomappe aktualisiert werden.


RxmnuCellAccountValuesSheetSorting 16.png Kontomappen sortieren

Die Sortiermöglichkeiten von Kontenmappen

Sie können die Inhalte Ihre Kontomappen jederzeit nach Ihren individuellen Vorlieben sortieren. Dabei bietet firesys Ihnen die Möglichkeit, aufsteigend oder absteigend nach rechts aufgelisteten Beispielen zu sortieren.


Glühbirne neu.png
Gut zu wissen

Sie können die Funktion „Kontenmappe sortieren“ und „Zeilen löschen“ nur in einer geöffneten Kontenmappe verwenden.


RxbtnDeleteEmptyRow 16.png Zeilen löschen

Sie können die Inhalte Ihrer Kontenmappe löschen. Markieren Sie die gewünschte Zeilen in Ihrer Kontomappe und drücken Sie auf „Zeilen löschen“. Dabei ist auch eine Mehrfach-Auswahl möglich.

RxbtnCellAccountValues 11 16.png Der Zentralwert-Verlauf

Sie können eine Zelle in Ihrer Kontomappe auswählen und mithilfe der Funktion „Zentralwert-Verlauf“ einen Verlaufsdialog aufrufen. Dabei wird Ihnen von der ausgewählten Zelle angezeigt, welche Zahlenwerte diese Zelle bereits enthielt. Zusätzlich wird das Änderungsdatum und ein Hinweis, welche Person die Änderungen vorgenommen hat, angezeigt.


Excel Validierung Kontowert-Verlauf.jpg

Kontenwerte archivieren und ggf. wiederherstellen

→ Zum Hauptartikel des Zentralwert-Managers

Um einen bestimmen Stand der Kontenwerte zu archivieren, können Sie die Funktion „Archivmappe erstellen“ im Zentralwert-Manager verwenden.

RxbtnCellMultiUpdate 16.png Kontomappe übertragen

Sie können mit firesys mithilfe der Funktion „Kontomappe übertragen“ Konten-/Zentralwerte aus der Kontonmappe in Ihrem MeetingPoint übertragen.

Glühbirne neu.png
Gut zu wissen

Die Funktion „Kontomappe übertragen“ kann nur auf einer Kontenmappe ausgeführt werden.


Excel Validierung Kontenwerte-übertragen Auswahl.jpg


Nachdem Sie eine Kontonmappe erstellt haben, können Sie Inhalte hinzufügen. Sie müssen dabei in die Felder „Konto“ / „Bezeichnung“ / „Stichtag“ und „Wert“ Informationen eintragen. Anschließend können Sie mit einem Klick auf die Funktion „Kontomappe übertragen“ alle in der Kontomappe vorhandenen Einträge in den MeetingPoint übertragen. Dabei gibt es zwei verschiedene Auswahlmöglichkeiten:

Übertragen

Die vorhandenen Konten-/Zentralwerte werden in den MeetingPoint übertragen.

Status-Update

Es wird überprüft, welche Änderungen im MeetingPoint vorgenommen werden, wenn die aktuell in der Kontomappe befindlichen Werte übertragen werden. Sie erhalten anschließend einen Ergebnisbericht, der Ihnen anzeigt, welche Änderungen beim Ausführen der Funktion „Übertragen“ zu erwarten sind.

Excel Validierung Zentralwerte-Statusupdate.jpg


Besonderheiten beim Umgang mit Sonderzeichen

Beim Arbeiten mit firesys muss beachtet werden, dass sowohl beim File-Import, als auch beim Import von Kontenmappen einige Sonderzeichen automatisch ersetzt werden. Diese Informationen werden im MeetingPoint abgelegt - und hier könnte es zu strukturellen Schwierigkeiten mit den unten genannten Sonderzeichen kommen:

ASCII-Code Sonderzeichen
ALT + 033 !
ALT + 034 "
ALT + 035 #
ALT + 039 '
ALT + 042 *
ALT + 047 /
ALT + 058 :
ALT + 060 <
ALT + 062 >
ALT + 063 ?
ALT + 091 [
ALT + 092 \
ALT + 093 ]
ALT + 0124 |
ALT + 0132
ALT + 0147
ALT + 0148

Zusätzlich werden die folgenden Zeichen (die sogenannten control characters) entfernt:

ASCII-Code Beschreibung
ALT + 000 Das Nullzeichen fordert das Gerät auf, nichts zu tun. (Null)
ALT + 001 Leitet eine Kopfzeile ein. (Start of Heading)
ALT + 002 Beendet die Kopfzeile und markiert den Beginn einer Nachricht. (Start of Text)
ALT + 003 Zeigt das Ende der Nachricht an. (End of Text)
ALT + 004 Markiert das Ende der kompletten Übertragung. (End of Transmission)
ALT + 005 Eine Anfrage, die eine Rückmeldung fordert. (Enquiry)
ALT + 006 Gibt eine positive Antwort auf eine Anfrage. (Acknowledge)
ALT + 007 Löst ein Tonsignal aus. (Bell)
ALT + 008 Lässt den Cursor einen Schritt zurück bewegen. (Backspace)
ALT + 009 Ein horizontaler Tabulator, der den Cursor innerhalb einer Zeile zur nächsten vordefinierten Position bewegt. (Horizontal Tab)
ALT + 010 Führt dazu, dass der Cursor in die nächste Zeile springt. (Line Feed)
ALT + 011 Der vertikale Tabulator lässt den Cursor zu einer vordefinierten Zeile springen. (Vertical Tab)
ALT + 012 Fordert einen Seitenumbruch. (Form Feed)
ALT + 013 Setzt den Cursor zurück an die erste Position der Zeile. (Carriage Return)
ALT + 014 Schaltet auf eine besondere Darstellung um. (Shift Out)
ALT + 015 Schaltet die Darstellung zurück auf den normalen Zustand. (Shift In)
ALT + 016 Die Bedeutung der nachfolgenden Zeichen wird verändert. (Data Link Escape)
ALT + 017 Steuerzeichen, die abhängig vom verwendeten Gerät vergeben werden, um spezifische Funktionen auszulösen. (Device Control)
ALT + 018 Steuerzeichen
ALT + 019 Steuerzeichen
ALT + 020 Steuerzeichen
ALT + 021 Negative Antwort auf eine Anfrage. (Negative Acknowledge)
ALT + 022 Synchronisiert eine Datenübertragung, auch wenn keine Signale übertragen werden. (Synchronous Idle)
ALT + 023 Markiert das Ende eines Übertragungsblockes. (End of Transmission Block)
ALT + 024 Macht klar, dass eine Übertragung fehlerhaft war und die Daten verworfen werden müssen. (Cancel)
ALT + 025 Zeigt das Ende des Speichermediums an. (End of Medium)
ALT + 026 Ersatz für ein fehlerhaftes Zeichen. (Substitute)
ALT + 027 Leitet eine Escape-Sequenz ein und gibt den folgenden Zeichen somit eine gesonderte Bedeutung. (Escape)
ALT + 028 Markiert die Trennung von logischen Datenblöcken und ist hierarchisch geordnet: File als größte, Unit als kleinste Einheit. (File Separator, Group Separator, Record Separator, Unit Separator)
ALT + 029 Steuerzeichen
ALT + 030 Steuerzeichen
ALT + 031 Steuerzeichen


Siehe auch

Navigation hoch.svg Daten Import
Navigation rechts.svg Übersicht Daten-Import-Manager

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