Texte in Excel gestalten

Die Arbeit mit firesys in Excel wird mithilfe des Menübands „Gestaltung“ erleichtert. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, mit der Sie schnell und einfach die Gestaltung Ihres Dokuments nach Ihren eigenen Vorstellungen verändern können.

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Text formatieren

Zeilentypen auswählen

Hier können Sie der aktuell ausgewählten Zelle einen Zeilentypen zuweisen. Es gibt vordefinierte Formatvorlagen für den Tabellenkopf und den Tabellenkörper.

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So können Sie in Excel einer Tabelle Bereiche zuweisen:

1. Um eine Tabelle in Word einfügen zu können, benötigt diese einen zugewiesenen Namen oder Druckbereich. Wählen Sie hierzu den kompletten Bereich der Tabelle in Ihrem Excel-Dokument aus.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Bereiche“ auf den Knopf „Druckbereich“, um die zuvor festgelegte Auswahl als Druckbereich festzulegen.
   → Der Druckbereich wird festgelegt, die Tabelle kann jetzt in Word benutzt werden (siehe Eine Tabelle aus einer Datei einfügen).

Um einen Zeilentyp zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die entsprechende Zeile, bzw. eine Zelle aus dieser Zeile, die Sie zuweisen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf „Zeilentypen“.
   → Es öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Optionen.

3. Wählen Sie den Zeilentypen, den Sie zuweisen möchten – z.B. „Tabellenkopf einzelne“ für die Tabellenkopfzeile.
   → Der Zeilentyp wird zugewiesen.

Um eine Spaltenhervorhebung zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die hervorzuhebende Spalte.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf das Menü „Highlight“ und wählen Sie ein Highlight aus dem Dropdown-Menü aus.
   → Das Highlight wird zugewiesen.

	Gut zu wissen
	Es ist ausreichend, eine Zelle in einer Spalte zu markieren und dieser eine der vordefinierten Formatvorlagen zuzuweisen - firesys weist automatisch der komplette Tabellenzeile die gewählte Formatvorlage zu.

Formatvorlagenanzeige

Hier wird angezeigt, welche Formatvorlage in der ausgewählten Zelle in Verwendung ist.

Fett

Den markierten Text fett formatieren.

Kursiv

Den markierten Text kursiv formatieren.

Einzug verkleiern / vergrößern

Setzen oder entfernen Sie einen Tabulator in der ausgewählten Excel-Zelle.

Verbinden und zentrieren

Verbindet ausgewählte Excel-Zellen miteinander und richtet den Inhalt der Zelle zentriert aus.

Hervorhebung

Hinterlegen Sie in Excel ganze Spalten oder einzelne Zellen mit einem definierten Hintergrund bzw. entfernen Sie diesen. In Excel wird dabei ein Muster über die ausgewählten Zellen gelegt, damit Sie Hintergrundfarben und Schriftfarben weiterhin gut erkennen können. Je nach Layout stehen unterschiedliche Highlights zur Verfügung (wie zum Beispiel: Vorjahr, Aktuelles Jahr, ...).

Hervorheben

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie die Hervorhebungs-Funktionen von firesys:

1. Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie auf dem Arbeitsblatt die Zellen, die Sie hervorheben möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf den Knopf „Hervorhebung“ und wählen die Funktion „Hervohebung (gelb)“ aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden gelb hervorgehoben.

3. Wechseln Sie nun in das entsprechende Word-Dokument und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus.

4. Klicken Sie in der Gruppe „firesys“ auf den Knopf „firesys-Einstellungen“ und wählen Sie den Reiter „Daten aus Excel“ aus.

5. Aktivieren Sie in der Gruppe „Zahlen verbergen“ die Funktion „Hervorhebungen aus Excel übertragen“.

6. Schließen Sie die firesys-Einstellungen.

7. Klicken Sie im Reiter „*Inhalt“, in der Gruppe „Excel-Daten“ auf den Knopf „Aktualisieren*“.
   → Die ausgewählte Tabelle wird aktualisiert und die hervorgehobenen Zellen werden gelb hervorgehoben.

Markiert die ausgewählten Zellen gelb bzw. entfernt diese Markierung, damit diese nach Word übernommen werden. Zahlen oder Texte in Tabellen die noch abzustimmen sind können so nachhaltig gekennzeichnet werden.

Zahlen verbergen

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie die Hervorhebungs-Funktionen von firesys:

1. Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie auf dem Arbeitsblatt die Zellen, die Sie hervorheben möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf den Knopf „Hervorhebung“ und wählen die Funktion „Zahlen verbergen (rot)“ aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden rot hervorgehoben.

3. Wechseln Sie nun in das entsprechende Word-Dokument und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus.

4. Klicken Sie in der Gruppe „firesys“ auf den Knopf „firesys-Einstellungen“ und wählen Sie den Reiter „Daten aus Excel“ aus.

5. In der Gruppe „Zahlen verbergen“ können Sie die Funktion „Excel-Zellen mit rotem Hintergrund beim Einlesen verbergen“ aktivieren und anschließend die Anzahl der X-Zeichen, die die Zahlen ersetzen sollen, festlegen.

6. Schließen Sie die firesys-Einstellungen.

7. Klicken Sie im Reiter „*Inhalt“, in der Gruppe „Excel-Daten“ auf den Knopf „Aktualisieren*“.
   → Die ausgewählte Tabelle wird aktualisiert und die Zahlen werden durch X-Zeichen und eine magentafarbene Hervorhebung ersetzt.

Markiert die ausgewählten Zellen rot bzw. entfernt diese Markierung, damit Sie beim Übertragen nach Word durch x-Zeichen ersetzt werden. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie Ihre vertraulichen Daten außer Haus geben möchten, zum Beispiel an Ihren Übersetzer.

Zahlenformat ignorieren

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie die Hervorhebungs-Funktionen von firesys:

1. Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie auf dem Arbeitsblatt die Zellen, die Sie hervorheben möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf den Knopf „Hervorhebung“ und wählen die Funktion "Zahlenformat ignorieren" (grün) aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden rot hervorgehoben.

3. Wechseln Sie nun in das entsprechende Word-Dokument und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus.

4. Klicken Sie In der Gruppe „firesys“ auf den Knopf „firesys-Einstellungen“ und wählen Sie den Reiter „Daten aus Excel“ aus.

5. In der Gruppe „Zahlen verbergen“ können Sie die Funktion „Excel-Zellen mit rotem Hintergrund beim Einlesen verbergen“ aktivieren und anschließend die Anzahl der X-Zeichen, die die Zahlen ersetzen sollen, festlegen.

6. Schließen Sie die firesys-Einstellungen.

7. Klicken Sie im Reiter „*Inhalt“, in der Gruppe „Excel-Daten“ auf den Knopf „Aktualisieren*“.
   → Die ausgewählte Tabelle wird aktualisiert und das Zahlenformat bleibt wie gewünscht erhalten und wird nicht durch das für die Zahlenwerte in Word festgelegte Format ersetzt.

Markiert die ausgewählten Zellen grün bzw. entfernt diese Markierung. Inhalte der grün markierten Zellen (wie zum Beispiel der Begriff „Kapitel 2.1“) werden beim Anwenden des Zahlenformats von languagenumbers ignoriert.

Klammern einlesen

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

1. Wählen Sie in Excel das entsprechende Arbeitsblatt und die gewünschten Zellen aus.

2. Klicken Sie im Menüband "Gestaltung", in der Gruppe "Formatierung" auf den Knopf "Hervorhebung" .

3. Wählen Sie die Option "Klammern einlesen" (blau) aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden in Excel blau hervorgehoben.

4. Wechseln Sie in das entsprechende Word-Dokument, in dem die Excel-Tabelle verknüpft ist und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus.

5. Klicken Sie im Menüband "Inhalt", in der Gruppe "Excel-Daten" auf den Knopf "Aktuelles Excel-Objekt aktualisieren".
   → Die ausgewählte Tabelle wird aktualisiert und die Zahlenwerte aus Excel werden durch die Zahlen in Klammern ersetzt.

Bisher wurden Zahlenangaben in Klammern als negative Zahl in Word dargestellt. Wenn Sie die Funktion „Klammern einlesen“ auf Excel-Zellen anwenden, werden Zahlenangaben in Klammern (z. B. Notesangaben) beim Aktualisieren nach Word übernommen. Beim Anwenden des Zahlenformats von languagenumbers werden sie nicht als negative Zahl erkannt und bleiben somit in der Tabelle als Zahl mit Klammer erhalten. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Anhangangaben mit Klammern in Ihren Tabellen darstellen möchten.

Durchkreuzen

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So nutzen Sie die Hervorhebungs-Funktionen von firesys:

1. Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie auf dem Arbeitsblatt die Zellen, die Sie hervorheben möchten.

2. Klicken Sie im Menüband „*Gestaltung“ in der Gruppe „Formatierung“ auf den Knopf „Hervorhebung“ und wählen die Funktion „Durchkreuzen (hellblau)“ aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden hellblau hervorgehoben.

3. Wechseln Sie in das entsprechende Word-Dokument und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus.

4. Klicken Sie in der Gruppe „firesys“ auf den Knopf „firesys-Einstellungen“ und wählen Sie den Reiter „Daten aus Excel“ aus.

5. Aktivieren Sie in der Gruppe „Zahlen verbergen“ die Funktion „Hervorhebungen aus Excel übertragen“.

6. Schließen Sie die firesys-Einstellungen.

7. Klicken Sie im Reiter „*Inhalt“, in der Gruppe "Excel-Daten" auf den Knopf „Aktualisieren*“.
   → Die ausgewählte Tabelle wird aktualisiert und die im Excel-Dokument hervogehobenen Zellen werden durchkreuzt.

Markiert die ausgewählten Zellen hellblau bzw. entfernt diese Markierung wieder. Bei Zellen die hellblau markiert sind werden beim Einlesen nach Word zwei diagonale Linien gesetzt. Dies kann beispielsweise in Berichten, die nach dem Solvency II Standard erstellt werden, genutzt werden.

Bedingte Formatierung

Trends und Muster in Ihren Daten ganz einfach finden und mit Hilfe von Balken. Farben und Symbolen wichtige Werte optisch hervorheben. Die Bedingte Formatierung kann nach Word übertragen werden.

Die Übertragung von Hintergrund- und Schriftfarbe einer Excel-Zelle steht Ihnen in allen firesys-Dokumenten zu Verfügung. Für die Übernahme muss die entsprechende Option in Word aktiviert werden. Im firesys-Layout haben Sie zusätzlich die Möglichkeit Symbolsätze in Tabellen zu integrieren.

Anwendungsbeispiel: Anwendung einer Farbskala

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So weisen Sie Tabellenzellen eine farbige bedingte Formatierung zu:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt in Excel und wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.

2. Klicken Sie im Menüband "*Premiumlayout" auf den Knopf "Bedingte Formatierung".

3. Wählen Sie im Drop-Down-Menü das Untermenü „Farbskalen“ aus - und wählen Sie die gewünschte Farbskala aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden, je nach ausgewählter Formatierungsskala, nun farbig hinterlegt.

Anwendungsbeispiel: Anzeige von Pfeil-Symbolen

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So weisen Sie Tabellenzellen eine farbige bedingte Formatierung zu:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt in Excel und wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.

2. Klicken Sie im Menüband "*Premiumlayout" auf den Knopf "Bedingte Formatierung".

3. Wählen Sie im Drop-Down-Menü das Untermenü „Richtungen“ aus - und wählen Sie die gewünschte Pfeil-Konstellation aus.
   → Die ausgewählten Zellen werden, je nach ausgewählter Formatierungsrichtung nun mit farbigen Hinweispfeilen versehen.

4. Wechseln Sie in das Word-Dokument, in der die verknüpfte Tabelle eingebunden ist.

5. Öffnen Sie die firesys-Einstellungen und überprüfen Sie, das im Reiter „Daten aus Excel“ in der Gruppe „Tabellengestaltung und Struktur“ die Funktion „Hervorhebung setzen“ ausgewählt ist.

6. Wählen Sie die gewünschte Tabelle aus und führen Sie die Funktion „Ausgewähltes Objekt aktualisieren“ im Menüband „Inhalt“ in der Gruppe „Excel-Daten“ aus.
   → Die Tabelle wird nun aktualisiert und die entsprechende bedingte Formatierung mit wird auf die Tabelle angewendet.

Anwendungsbeispiel: Die Verwendung von bedingten Formatierungen mit Schrift-Anpassungen

Die Erklärung der einzelnen Schritte im Detail

So weisen Sie Tabellenzellen eine farbige bedingte Formatierung zu:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt in Excel und wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.

2. Klicken Sie im Menüband "*Premiumlayout" auf den Knopf "Bedingte Formatierung".

3. Wählen Sie im Drop-Down-Menü das Untermenü „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ aus und wählen Sie das gewünschte Kriterium aus.
   → Es öffnet sich ein Dialog, indem Sie das Verhalten der bedingten Formatierung genauer festlegen können.

4. Wählen Sie im rechten Auswahldialog die Option „benutzerdefiniertes Format“ aus.

5. Wählen Sie im sich nun öffnenden Dialog das gewünschte Schriftbild aus, das verwendet werden soll, wenn die bedingte Formatierung dargestellt wird.

6. Speichern Sie das Excel-Dokument und wechseln Sie nach Word.

7. Stellen Sie sicher, dass in den firesys-Einstellungen in der Gruppe „Daten aus Excel“ im Unterpunkt „Tabellengestaltung und Struktur“ die Einstellung „Schriftfarbe“ aktiviert wurde.

8. Führen Sie die Funktion „Aktualisieren“ in der Gruppe „Excel-Daten“ im Menüband „*Inhalt“ aus.
   → Die Tabelle wird aktualisiert und die bedingte Formatierung auf die Tabelle angewendet.

Siehe auch

Excel Gestaltungs Funktionen
Übersicht StyleGuide
Excel-Bereiche | Excel-Bereiche in firesys verwenden
Formeln | Excel-Formeln in firesys verwenden
Ansichten und Kommentare in Excel

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